Freigabe & Veröffentlichung

Vom Entwurf bis zur öffentlichen Website durchläuft jedes Angebot einen klaren Status-Workflow. Hier erfahren Sie, welcher Status was bedeutet, wer welchen Übergang auslösen darf – und wie Absage, Wiederherstellung und Abschluss funktionieren.

Die Status im Überblick

In der Angebotsliste erkennen Sie den Status am Symbol vor dem Titel; abgesagte Angebote werden durchgestrichen dargestellt.

Der normale Weg zur Veröffentlichung

Alle Übergänge finden Sie an drei Orten:

1. Status-Menü oben rechts im Angebots-Kopf – zeigt immer genau die Übergänge, die aktuell erlaubt sind.
2. Aktionsmenü (⋮) in der Angebotsliste.
3. Speichern-Buttons im Bearbeiten-Formular („Speichern und finalisieren“, „Speichern und freigeben“, „Speichern und veröffentlichen“ …) – praktisch, um Korrektur und Statuswechsel in einem Schritt zu erledigen.

Rückwärts geht es auch

Wer darf was?

• Veranstaltende dürfen ihre Angebote jederzeit finalisieren & einreichen. Alle weiteren Veröffentlichungs-Schritte (freigeben, veröffentlichen, zurück in den Entwurf) sind dem Team vorbehalten – außer, die Saison hat den Schalter „Veranstaltende dürfen Angebote veröffentlichen“ gesetzt: Dann können Veranstaltende ihre Angebote selbst durchschalten.
• Bearbeiten können Veranstaltende ihr Angebot nur, solange es weder freigegeben noch veröffentlicht ist und die Saison sich in der Bearbeitungsphase befindet. Ein Schloss-Symbol und der Hinweis „Dieses Angebot kann nicht mehr bearbeitet werden“ zeigen die Sperre an.
• Admins können immer alles bearbeiten und jeden Übergang auslösen.

Angebote effizient prüfen

Einzeln: der Korrekturabzug

Der Korrekturabzug eines Angebots zeigt Web- und Druckansicht nebeneinander – ideal für die inhaltliche Prüfung (siehe Angebot teilen: Links & Vorschau).

Im Stapel: die Freigabe-Ansicht der Saison

Werkzeuge & Einstellungen → Saisons → Aktionsmenü der Saison → Korrekturabzüge öffnet die Prüfansicht: Sie blättern Angebot für Angebot durch die Saison, sehen jeweils die Web- oder Druckvorschau und erteilen die Freigabe direkt aus der Ansicht heraus. Das Dashboard weist mit der Kachel „Angebote freischalten“ darauf hin, sobald eingereichte Angebote auf Prüfung warten.

Viele auf einmal: der Massen-Statuswechsel

Für Saison-Meilensteine („alle geprüften Angebote jetzt veröffentlichen“) gibt es den Massen-Statuswechsel (Saison → Bulk-Status bzw. über die Angebotsliste):

1. Von-Status wählen (z. B. „Vom Admin freigegeben“).
2. Übergang wählen (z. B. „Veröffentlichen“) – angezeigt wird, wie viele Angebote betroffen sind.
3. Ausführen. Angebote, bei denen der Übergang nicht zulässig ist, werden automatisch übersprungen.

Angebot absagen

Muss ein Angebot ausfallen, nutzen Sie Absagen (Status-Menü oder Aktionsmenü). Wichtig zu wissen:

• Absagen ist nur bei veröffentlichten Angeboten möglich, deren letzter Termin noch nicht vorbei ist.
• Im Absage-Dialog sehen Sie, wie viele Personen informiert werden – nämlich alle mit Status „bestätigt“. Wartende, Wartelisten- und abgemeldete Anmeldungen erhalten keine Absage-Mail; darauf weist der Dialog ausdrücklich hin.
• Den E-Mail-Text können Sie im Dialog anpassen; vorausgefüllt ist die Vorlage „Angebot abgesagt“ der Saison.
• Mit der Absage erlischt automatisch die Zahllast aller bestätigten Anmeldungen – bereits gezahlte Beträge behandeln Sie anschließend über Zahlungen verwalten.
• Den Versand der Absage-Mails können Sie im Versandprotokoll nachverfolgen.

Wiederherstellen

Ein abgesagtes Angebot lässt sich mit Wiederherstellen erneut anbieten: Es wird wieder veröffentlicht, alle zuvor bestätigten Familien werden per E-Mail informiert („Ferienpass-Angebot findet wieder statt“) und die Zahllast lebt wieder auf.

Angebot abschließen

Nach dem letzten Termin kann (bzw. soll) der Veranstalter das Angebot abschließen:

• Der Übergang ist erst möglich, wenn ein Termin des Angebots in der Vergangenheit liegt.
• Je nach Saison-Konfiguration (Workflow und Umfragen) beantwortet der Veranstalter beim Abschließen einen kurzen Fragebogen – z. B. zu Teilnehmerzahl und Verlauf. Die Antworten gehen per E-Mail an das Team.
• Ein täglicher Erinnerungs-Automatismus („Veranstaltung hat stattgefunden“) erinnert Veranstaltende ans Abschließen.
• Abgeschlossene Angebote sind unveränderlich – sie lassen sich nicht mehr absagen oder erneut freigeben.

Zur nachträglichen Anwesenheits-Erfassung (Status „teilgenommen“ / „nicht erschienen“) siehe Teilnahmeliste & Anmeldungen.

Automatische Benachrichtigungen im Workflow

Jeder Statuswechsel wird außerdem im Änderungslog des Dashboards und im Aktivitätsverlauf des Angebots protokolliert – inklusive der Person, die ihn ausgelöst hat.