Veranstaltende verwalten
Veranstaltende sind die Organisationen, die Angebote durchführen – Vereine, Jugendeinrichtungen, Initiativen. Hier pflegen Sie ihre Profile, laden Mitwirkende ein und steuern, was Veranstaltende selbst dürfen. (Admins)
Die Veranstaltenden-Liste
Veranstaltende in der Hauptnavigation zeigt alle Organisationen mit Name, Anschrift, Kontaktdaten, „Accounts mit Zugriff“ (verknüpfte Benutzerkonten) und der Zahl ihrer Angebote. Saison-Umschalter, Suche und Excel-Export wie gewohnt; sortierbar nach Datum, Name oder Anzahl der Angebote.
Aktionen je Zeile: Details, Bearbeiten, Rundmail (öffnet die Rundmail vorgefiltert auf diese Organisation) und Löschen.
Veranstalter anlegen und bearbeiten
Das Profil hat vier Abschnitte:
| Abschnitt | Felder |
|---|---|
| Basisdaten | Name, „Informationen über die Einrichtung“ (Beschreibung – wird Eltern angezeigt) |
| Kontaktdaten | Telefon, Fax, Mobil, E-Mail-Adresse, Webseite |
| Postanschrift | Eine oder mehrere Anschriften (Straße, PLZ, Ort, Land) |
| Logo | Bilddatei bis 1 MB (JPG, PNG, SVG) |
Die öffentliche Website zeigt für jeden Veranstalter eine eigene Profilseite mit Beschreibung, Logo und seinen veröffentlichten Angeboten.
Stammdaten wirken überall
Name, Logo und Kontaktdaten erscheinen bei allen Angeboten der Organisation – Änderungen wirken sofort überall.
Wie Veranstaltende ins System kommen
Es gibt drei Wege:
1. Selbstregistrierung
Auf der Login-Seite des Admin-Panels gibt es den Link „Als neuer Veranstalter registrieren“. Nach dem Absenden:
- Der Account wird angelegt, ist aber deaktiviert.
- Das Team erhält die Benachrichtigung „Veranstalter registriert“ mit der Bitte, den Account zu aktivieren.
- Sie prüfen die Organisation und aktivieren den Account unter Accounts (Häkchen „Account deaktivieren“ entfernen).
2. Anlegen durch das Team
Sie legen die Organisation (Veranstaltende → Neuer Veranstalter) und den zugehörigen Benutzer-Account (Accounts → Veranstaltende → anlegen) selbst an und verknüpfen beide über das Feld Veranstalter-Profile im Account.
3. Einladung durch die Organisation selbst
Veranstaltende können in ihrem Bereich Stammdaten weitere Personen per E-Mail einladen („Einladung versenden“). Die eingeladene Person nimmt über einen signierten Link an, erhält einen Account und ist automatisch mit der Organisation verknüpft – ohne Zutun des Teams.
Accounts mit einer Organisation verknüpfen
Ein Benutzer-Account kann mit mehreren Organisationen verknüpft sein (und eine Organisation mit mehreren Accounts). Die Verknüpfung pflegen Sie im Account unter Veranstalter-Profile – mit dem Hinweis: „Dieser Account erhält Zugriff auf alle Daten (also Angebote, Teilnehmerlisten) dieses Veranstalters.“
Gehört ein Account mehreren Organisationen an, zeigt sein Stammdaten-Bereich einen Tab je Organisation.
Was Veranstaltende selbst können
Veranstaltende arbeiten im selben Admin-Panel, sehen aber nur ihre eigene Welt:
- Angebote: nur die eigenen; anlegen und bearbeiten nur während der Bearbeitungsphase – einreichen per „Finalisieren & einreichen“ (Details).
- Stammdaten: das eigene Organisationsprofil inklusive Logo selbst pflegen, Mitwirkende einladen.
- Teilnahmelisten: einsehen und exportieren, sobald die Saison-Phase „Teilnahmelisten öffentlich“ läuft – je nach Konfiguration auch Zu-/Absagen erteilen, Teilnehmende hinzufügen oder übertragen.
- Dateien: nur die eigenen Bilder und Dokumente.
- Dashboard: persönliche Aufgaben („‹Angebot› jetzt abschließen!“, Teilnahmelisten-Schnellzugriff).
Drei Saison-Schalter erweitern die Rechte bei Bedarf: „Veranstaltende dürfen Plätze zuteilen“, „Veranstaltende dürfen Angebote veröffentlichen“ und die Beschränkung „Auf Veranstaltende limitieren“ (nur ausgewählte Organisationen dürfen in der Saison arbeiten) – siehe Saisons konfigurieren.
Vertraulichkeitserklärung vor Datenzugriff
Pro Saison können Sie ein Einverständnis der Veranstaltenden verlangen: Bevor eine Person erstmals eine Teilnahmeliste öffnet (oder Teilnehmende per Rundmail anschreibt), muss sie die hinterlegte Erklärung lesen und bestätigen – einmalig, saisonweit. Konfiguration an der Saison, Abschnitt Einverständnis Veranstaltende; der Text lässt sich aus einer früheren Saison übernehmen.
Text nach der ersten Unterschrift nicht ändern
Ändern Sie den Erklärungstext nicht mehr, nachdem die ersten Veranstaltenden gezeichnet haben – eine Textänderung erfordert eine erneute Zeichnung durch alle.
Veranstalter löschen
Löschen entfernt die Organisation nach Bestätigung. Die verknüpften Benutzer-Accounts bleiben bestehen – deaktivieren oder löschen Sie sie separat unter Accounts, falls gewünscht.