FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kurze Antworten auf die häufigsten Fragen – mit Links zu den ausführlichen Anleitungen.

Anmeldeverfahren & Plätze

Was ist der Unterschied zwischen Losverfahren und Windhundverfahren?

Beim Windhundverfahren entscheidet das System sofort: Zusage, Warteliste oder „ohne Platz“ – wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Beim Losverfahren sammeln sich alle Anmeldungen; nach Ende der Frist verteilt eine faire, gewichtete Zulosung die Plätze. Ausführlich: Die Anmeldeverfahren.

Wo stelle ich das Anmeldeverfahren ein?

Nicht am Angebot, sondern an der Saison: Jede Phase vom Typ „Anmeldeverfahren“ legt für ihren Zeitraum das Verfahren fest (Saisons konfigurieren). Typisch: erst Losphase, dann Windhundphase für Restplätze.

Wie schalte ich die Warteliste ab (oder begrenze sie)?

Über das Feld „Warteliste Überbuchung“ der Anmeldephase: leer = unbegrenzt, eine Zahl = Limit, 0 = keine Warteliste.

Rückt die Warteliste automatisch nach?

Ja – aber nur während einer aktiven Windhundphase. Die nachrückende Familie wird automatisch per E-Mail informiert. Im Losverfahren bleibt die Warteliste stehen, bis das Team handelt. (Details)

Was ist ein Freunde-Code?

Ein Code, mit dem sich zwei Kinder für dasselbe Angebot verknüpfen: Die Zulosung behandelt sie als Einheit – gemeinsam Platz oder gemeinsam keiner. Nicht zu verwechseln mit Zugangscodes, die den Zugang zur Anmeldung beschränken (Unterschied).

Können sich Familien ohne Benutzerkonto anmelden?

Ja, wenn die Anmeldephase es erlaubt – per Doppelbestätigung über einen E-Mail-Link. Ihr Zugang zur Anmeldung ist danach der persönliche Anmeldelink (Details).

Wann erfahren die Familien das Los-Ergebnis?

Erst wenn Sie die Zulosung festschreiben und die Zulassungsbescheide versenden – jede Familie erhält eine Sammel-E-Mail mit allen Ergebnissen (Plätze zuteilen).

Angebote

Wie übernehme ich Angebote aus der letzten Saison?

Aktionsmenü des Angebots → Angebot kopieren → „Angebot nach ‹neue Saison› kopieren“. Termine und Anmeldeschluss werden dabei bewusst geleert; die Kopie startet als Entwurf (Details).

Wie lege ich ein kostenloses Angebot an?

Teilnahmegebühr 0,00 im Abschnitt Details – es entsteht keine Zahllast.

Kann ein Veranstalter sein eingereichtes Angebot noch bearbeiten?

Nein – nach Finalisieren & einreichen ist es für ihn gesperrt. Ein Admin gibt es mit Als Entwurf markieren zurück; ein Kommentar am Angebot erklärt dem Veranstalter, was zu korrigieren ist (Freigabe & Veröffentlichung).

Was ist eine Terminvariante?

Mehrere Durchführungen desselben Angebots – gleicher Inhalt, eigene Termine, eigene Plätze, eigene Teilnahmeliste. Inhaltliche Felder pflegen Sie zentral am Haupttermin (Details).

Wie teile ich ein Angebot, das noch nicht veröffentlicht ist?

Mit dem privaten Link (Kettensymbol im Angebots-Kopf → „Privaten Link kopieren“) – er zeigt das Angebot unabhängig vom Status. Für dauerhaft „nicht gelistete“ Angebote stellen Sie die Veröffentlichung auf „Nur über privaten Link“ (Angebot teilen).

Wie funktioniert die externe Anmeldung beim Veranstalter?

Im Abschnitt Anmeldungen das Häkchen „Anmeldesystem nutzen“ entfernen und unter „Anmeldungen unter (wenn nicht online)“ den externen Weg beschreiben (Telefon, Website) – Eltern sehen dann diesen Hinweis statt des Anmeldeformulars.

Wann sollte ich Geburtsdaten für Veranstalter miterheben?

Nur wenn der Veranstalter das Geburtsdatum für die Durchführung wirklich braucht (z. B. Nachweispflichten, harte Altersgrenzen mit Vor-Ort-Kontrolle). Die Verarbeitung muss begründet werden – klären Sie die Rechtsgrundlage mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Reicht das Alter, lassen Sie die Checkbox aus. Gesetzt erkennen Sie betroffene Angebote am orangen Schild-Symbol; die Teilnahmeliste für Veranstaltende erhält eine Spalte Geburtsdatum (Details).

Teilnehmende & Anmeldungen

Wie melde ich ein Kind nach Anmeldeschluss an?

Der Anmeldeschluss gilt nur für die Selbstanmeldung. Das Team nutzt Neue Anmeldung – jederzeit möglich (Details).

Wie können sich Eltern abmelden?

Über ihr Konto bzw. ihren Anmeldelink – innerhalb der geltenden Fristen (Sofortstornierung 30 Minuten, Karenzzeit, ggf. Sperren nach Anmeldeschluss). Admins können immer abmelden (Regeln).

Wie exportiere ich die Teilnehmerliste eines Angebots?

Teilnahmeliste öffnen → Export: Teilnahmeliste (PDF/Excel/Word), Anwesenheitsliste zum Abhaken, Einwilligungs-Übersicht. Excel enthält auch die Zusatzfragen (Details).

Wo sehe ich die Fotoeinwilligung?

In der Teilnahmeliste (Spalte Einwilligungen), im Teilnehmer-Profil und gesammelt unter Werkzeuge → Einwilligungen. „Keine Angabe“ behandeln Sie im Zweifel wie eine Ablehnung.

Zahlungen

Was passiert mit bezahlten Beiträgen bei einer Angebots-Absage?

Die Zahllast erlischt automatisch; bezahlte Anmeldungen erscheinen unter Überzahlte Anmeldungen → Erstattung fällig. Sie stornieren den Beleg und wählen: Guthaben (wird bei der nächsten Buchung verrechnet) oder Auszahlung (Überweisung außerhalb des Systems) (Details).

Wie versende ich Zahlungserinnerungen?

Rundmail an Teilnehmende mit Filter „nur unbezahlte“ plus Option „Zahlungsaufforderung generieren“ – jede Familie erhält ihren persönlichen Bezahl-Link (Details).

Warum hat eine Anmeldung keine Zahllast?

Die Zahllast entsteht nur bei festgeschriebenen Zusagen. Über das Aktionsmenü der Anmeldung lässt sich die Zahllast hinzufügen oder (für Freiplätze) entfernen.

Saisons & System

Was passiert, wenn die Saison vorbei ist?

Nichts geht verloren: Archivieren Sie die Saison, damit sie aus den Auswahlfeldern verschwindet. Statistiken und Daten bleiben erhalten; die automatische Datenlöschung meldet sich, sobald personenbezogene Daten löschreif sind.

Kann ich eine Rundmail zurückholen?

Nein. Prüfen Sie Empfänger und Text vor dem Senden – und nutzen Sie „Kopie an mich“ für einen Testblick.

Kann ich mehrere Angebote gleichzeitig freigeben?

Ja – über den Massen-Statuswechsel der Saison (z. B. alle „Vom Admin freigegeben“ → „Veröffentlichen“) oder die Freigabe-Ansicht Korrekturabzüge, die Angebot für Angebot durchblättert (Details).

Wie ändere ich die URL meiner Instanz?

Gar nicht selbst – wenden Sie sich an support@fepli.de.