Teilnehmende verwalten
Teilnehmende sind die Kinder, die sich für Ferienpass-Angebote anmelden. Hier verwalten Sie ihre Profile, finden Duplikate und setzen Löschpflichten um. (Teilnehmer-Admins)
Wer sieht diesen Bereich?
Der Menüpunkt Teilnehmende erscheint nur für Accounts mit der Rolle „Teilnehmende einsehen und erstellen“ (Super-Admins haben sie automatisch) – siehe Accounts & Rollen.
Die Teilnehmenden-Liste
Teilnehmende in der Hauptnavigation zeigt alle Kinder – mit Saison-Umschalter, Suche (Name, E-Mail, Telefonnummern) und Filtern nach Saison, Teilnahmestatus, Abrechenbar und Unbezahlt.
Spalten: Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Handynummer und die Zahl der Anmeldungen. Die globale Suche (Strg+K) findet Teilnehmende mit dem Präfix #.
Export: Die Liste lässt sich als Excel-Datei exportieren – mit Anmeldezahlen je Status (zugesagt, Warteliste, nicht zugeteilt, abgelehnt) und Zahlungsspalten (bezahlt/unbezahlt).
Das Teilnehmer-Profil
Ein Klick auf den Namen öffnet das Profil mit:
- Stammdaten (Geburtsdatum, Kontaktdaten),
- allen Anmeldungen mit Status-Badges – filterbar nach Saison,
- Zahlungsbelegen des Kindes,
- Aktivität & Kommentare: Verlauf aller Statusänderungen plus interne Notizen und Nachrichten,
- Geschwister-Navigation: Gehören mehrere Kinder zum selben Eltern-Account, springen Sie oben direkt zwischen ihnen.
Profil bearbeiten
Das Formular hat drei Abschnitte:
| Abschnitt | Felder |
|---|---|
| Name und Sorgeberechtigter | Vorname, Nachname, Sorgeberechtigte:r (Verknüpfung zu einem Eltern-Account – dieser hat vollen Zugriff auf Daten und Anmeldungen des Kindes) |
| Geburtsdatum und Alter | Geburtsdatum – Grundlage für alle Altersprüfungen |
| Kontaktdaten | E-Mail (für Benachrichtigungen), Handynummer (für SMS), Telefonnummer |
Ein Kind ohne verknüpften Account ist möglich – das passiert bei Anmeldungen ohne Benutzerkonto. Das Profil zeigt dann „Ohne Konto“.
Falsches Geburtsdatum = falsche Altersprüfung
Konnte sich ein Kind anmelden, obwohl es zu jung oder zu alt ist, ist fast immer das Geburtsdatum falsch erfasst. Korrigieren Sie es hier – künftige Prüfungen stimmen dann wieder.
Neuen Teilnehmenden anlegen
+ Neu anlegen in der Liste (oder die Erstellen-Palette, Strg+Enter): Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten erfassen, optional einen Eltern-Account verknüpfen. Anschließend melden Sie das Kind über Neue Anmeldung zu Angeboten an.
Duplikate finden und zusammenführen
Der Tab Duplikate listet Kinder-Paare mit exakt gleichem Vor- und Nachnamen – etwa wenn beide Elternteile das Kind getrennt angelegt haben. Pro Paar gibt es drei Aktionen:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Zusammenführen | Sie wählen den Basis-Datensatz; Anmeldungen, Einwilligungen und Verlauf des Duplikats werden übernommen, der Doppel-Datensatz wird gelöscht. Stammdaten (Geburtsdatum, Kontakte) des Duplikats werden nicht übernommen – prüfen Sie sie vorher |
| Dulden | Das Paar ist korrekt zwei verschiedene Kinder mit gleichem Namen – oder soll bewusst getrennt bleiben. Bei geduldeten „Zwillingen“ rechnet das System die Anmeldungen beider zusammen (z. B. fürs Anmeldelimit) |
| Ignorieren | Das Paar verschwindet dauerhaft aus der Duplikat-Liste |
Zusammenführen ist endgültig
Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen. Vergleichen Sie Geburtsdatum und Anmeldungen beider Datensätze, bevor Sie klicken.
Löschen und Datenschutz
Einzelnes Kind löschen
Löschen im Aktionsmenü öffnet den Bestätigungsdialog. Zwei Fälle:
- Normalfall: Das Kind wird mitsamt Anmeldungen gelöscht.
- Gesperrt: Steht eine Anmeldung des Kindes auf einem bezahlten Beleg, ist das harte Löschen wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht blockiert – der Dialog listet die betroffenen Belege. Stattdessen bietet das System Pseudonymisieren an: Die Anmeldungen bleiben (für Statistik und Buchhaltung) unter einem Zufallskürzel erhalten, der Personenbezug wird entfernt, das Kind-Profil gelöscht.
Automatische Löschung nach der Saison
Das System erkennt selbst, wann Daten löschreif sind: Kinder, deren Saisons abgeschlossen sind bzw. die länger als die konfigurierte Frist („Datenlöschung nach“, Systemkonfiguration) inaktiv sind – inklusive Eltern-Accounts ohne verbleibende Kinder.
- Das Dashboard zeigt dann die Kachel „Daten löschen“.
- Die Seite Werkzeuge & Einstellungen → Betroffenenrechte listet alle löschreifen Kinder („x Kinder + zugehörige Eltern“) – mit einem Klick auf Daten löschen bestätigen Sie den Vorgang. (Super-Admins)
- Vor dem Alter des Kindes bleibt für die Statistik nur das Alter zur Anmeldung erhalten – ohne Personenbezug.
Fotoeinwilligung & Co. prüfen
Einwilligungen (z. B. Foto-Erlaubnis) sind pro Kind bzw. pro Konto erfasst und in der Teilnahmeliste sowie unter Werkzeuge & Einstellungen → Einwilligungen einsehbar – inklusive Status „Unterzeichnet“, „Abgelehnt“ oder „Widerrufen“. Behandeln Sie „keine Angabe“ im Zweifel wie eine Ablehnung und geben Sie die Information an die Betreuenden vor Ort weiter.