So läuft eine Saison
Eine Ferienpass-Saison ist zeitgesteuert: Phasen legen fest, wann Veranstaltende Angebote bearbeiten, wann Eltern anmelden und wann Plätze vergeben werden. Wer diesen Ablauf versteht, versteht das ganze System.
Das Grundprinzip: Zeitsteuerung statt Schalter
fepli funktioniert nicht über einen „Anmeldung an/aus“-Schalter, sondern über Phasen (Zeiträume), die Sie pro Saison konfigurieren. Sobald eine Phase beginnt, schaltet das System das zugehörige Verhalten automatisch frei – und sperrt es wieder, wenn die Phase endet.
Beispiel: Solange die Bearbeitungsphase für Veranstaltende läuft, können Veranstaltende ihre Angebote anlegen und ändern. Endet die Phase, sind die Formulare für sie gesperrt – ohne dass jemand aktiv etwas abschalten muss.
Wo werden Phasen konfiguriert?
Unter Werkzeuge & Einstellungen → Saisons → Saison bearbeiten → Zeiträume und Einstellungen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Saisons konfigurieren.
Die Phasen im Überblick
| Phase | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Bearbeitungsphase für Veranstaltende | Veranstaltende können Angebote anlegen und bearbeiten |
| Angebote veröffentlichen | Veröffentlichte Angebote sind auf der öffentlichen Website sichtbar |
| Anmeldeverfahren | Eltern können ihre Kinder anmelden – wahlweise per Losverfahren oder Windhundverfahren |
| Zuteilung von Plätzen | Das Team zieht die Lose und weist Plätze zu (nur beim Losverfahren nötig) |
| Teilnahmelisten öffentlich | Veranstaltende sehen die Teilnahmelisten ihrer Angebote |
| Ferien | Der eigentliche Ferienzeitraum – die Angebote finden statt |
| Online-Zahlung | Zeitraum, in dem die Online-Zahlung möglich ist |
| Benutzerdefiniert | Beliebige Phase ohne Systemverhalten – z. B. als interner Merkposten |
Zwei Besonderheiten:
- Fehlt die Phase Bearbeitungsphase für Veranstaltende komplett, dürfen Veranstaltende jederzeit bearbeiten. Fehlt Angebote veröffentlichen, sind veröffentlichte Angebote jederzeit online. Erst durch das Anlegen einer Phase wird das Verhalten zeitlich begrenzt.
- Die Phase Anmeldeverfahren kann mehrfach existieren – z. B. erst eine Losphase, danach eine Windhundphase für die Restplätze. Zwei Anmeldephasen dürfen sich aber niemals überschneiden, sonst wäre nicht entscheidbar, welches Verfahren gilt. Das System prüft das beim Speichern.
Der typische Saisonablauf
So sieht der Ablauf einer Saison mit Losverfahren aus – das häufigste Modell:
beendet die Zuteilung – die Windhundphase startet
Alternativ können Sie auch komplett ohne Losverfahren arbeiten: nur eine Windhundphase, in der jede Anmeldung sofort eine Zusage oder einen Wartelistenplatz erhält.
Phasen hängen voneinander ab
Das System kennt die logische Reihenfolge: Die Phase Zuteilung von Plätzen wird erst aktiv, wenn die Losphase abgelaufen ist. Eine Windhundphase, die auf eine Zuteilung folgt, startet erst, wenn die Zuteilung abgeschlossen ist – das erledigt das Festschreiben der Zulosung automatisch, indem es die Zuteilungsphase beendet.
Was Beteiligte wann tun
Veranstaltende
- Während der Bearbeitungsphase: Angebote anlegen, ausfüllen und mit Finalisieren & einreichen zur Prüfung abgeben.
- Nach Beginn von Teilnahmelisten öffentlich: Teilnahmeliste einsehen, herunterladen und – je nach Konfiguration – selbst Zu- und Absagen erteilen.
- Nach der Veranstaltung: das Angebot abschließen und ggf. den Feedback-Fragebogen ausfüllen.
Ferienpass-Team (Admins)
- Saison und Phasen anlegen (Saisons konfigurieren).
- Veranstaltende einladen und betreuen (Veranstaltende verwalten).
- Eingereichte Angebote prüfen und veröffentlichen (Freigabe & Veröffentlichung).
- Nach der Losphase: Plätze zuteilen, festschreiben und Zulassungsbescheide versenden.
- Laufend: Anmeldungen betreuen, Zahlungen im Blick behalten, Fragen von Familien beantworten.
Eltern (auf der öffentlichen Website)
- Angebote ansehen, sobald die Veröffentlichungsphase läuft.
- Kinder anmelden, sobald eine Anmeldephase läuft. Im Losverfahren sortieren sie ihre Anmeldungen nach Wunsch-Priorität.
- Nach der Zuteilung: Zulassungsbescheid abwarten, ggf. Teilnahmegebühr online zahlen.
Das Dashboard denkt mit
Die Startseite des Admin-Panels zeigt unter „Was gibt es heute zu erledigen?“ automatisch die Aufgaben, die zur aktuellen Phase passen – zum Beispiel:
- Angebote freischalten wenn Veranstaltende Angebote eingereicht haben
- Plätze zuteilen wenn Anmeldungen auf Zuteilung warten
- Zulosungen festschreiben wenn Zuteilungen noch nicht festgeschrieben sind
- Neue Ferienpass-Saison erstellen wenn keine kommende Saison existiert
- Daten löschen wenn personenbezogene Daten zur Löschung anstehen
Sie können sich also im Alltag am Dashboard entlanghangeln – es führt Sie durch den Saisonzyklus.
Häufige Stolpersteine
Anmeldung „geht nicht“?
Wenn Eltern sich nicht anmelden können, läuft meistens gerade keine Anmeldephase – oder sie hat noch nicht begonnen. Die Angebotsseite zeigt dann „Aktuell sind keine Anmeldungen möglich“ bzw. den Starttermin der nächsten Phase an. Prüfen Sie die Phasen der Saison, bevor Sie einen Fehler vermuten.
Veranstalter sieht sein Angebot nicht mehr?
Außerhalb der Bearbeitungsphase können Veranstaltende ihre Angebote nicht mehr bearbeiten – und außerhalb der Phase „Teilnahmelisten öffentlich“ keine Teilnahmelisten einsehen. Beides ist gewollt und kein Fehler. Bei Bedarf verlängern Sie die jeweilige Phase in der Saison-Konfiguration.