fepli
deen
HandbuchLoslegen

So läuft eine Saison

Eine Saison läuft in vier Phasen, danach beginnt die nächste. Zu jedem Schritt erfahren Sie, was Sie einstellen, welche E-Mails fepli verschickt und wo es im Handbuch weitergeht.

01VorbereitungVor der Saison · Team
  1. Saison anlegenName der Saison und ihre Phasen, jede mit Beginn und Ende.
    EinstellungPhasen der SaisonTutorialErste Schritte für Admins
  2. Anmeldeverfahren wählenJe Anmeldephase, auch nacheinander: zuerst verlosen, danach Restplätze nach Eingang.
    LosverfahrenAnmeldungen sammeln, danach die Plätze verlosen.Sommerferien mit Losverfahren planen →
    WindhundverfahrenSofort ein Platz oder ein Platz auf der Warteliste.Herbstferien nach Eingang vergeben →
  3. Zahlung einrichtenTeilnahmebeiträge der Saison und die Online-Zahlung.
    EinstellungApp Zahlungen je InstanzTutorialTeilnahmebeiträge online mit pmPayment kassieren
  4. E-Mail-Texte prüfenTexte für Anmeldebestätigung, Zulassungsbescheid und Erinnerungen.
    ReferenzBenachrichtigungen
  5. Veranstalter:innen einladen
    E-MailEinladung mit Zugang zum Admin-PanelTutorialNeue Veranstalter:innen für eine Saison gewinnen
  6. Angebote eintragenVeranstalter:innen tragen ihre Angebote ein und reichen sie ein. Familien sehen ein Angebot erst, wenn es veröffentlicht ist.
    ReferenzAngebotsstatus
  7. Freigeben und veröffentlichenVeröffentlichen dürfen Admins, Veranstalter:innen nur mit dem Recht „Angebote veröffentlichen“. Auf der Website stehen die Angebote, solange die Phase „Angebote veröffentlichen“ läuft.
    ReferenzWas Veranstalter:innen selbst dürfenTutorialDas Ferienprogramm in die Website der Kommune einbinden
02AnmeldungFamilien melden an
  1. Familien melden ihre Teilnehmer:innen anAuf der Website, solange eine Anmeldephase läuft. Einschalten müssen Sie dafür nichts.
    HintergrundWie Losverfahren und Windhundverfahren Plätze vergeben
  2. Je nach Verfahren
    LosverfahrenFamilien vergeben Prioritäten und warten auf die Zuteilung.
    WindhundverfahrenSofort ein Platz, oder die Warteliste, wenn das Angebot voll ist.
    E-MailWindhundverfahren: Anmeldung bestätigt, sofort nach der Anmeldung
03ZuteilungTeam · verlost wird nur im Losverfahren
  1. Plätze verlosenNach der Losphase verlosen, das Ergebnis prüfen und bei Bedarf von Hand ändern.
    EinstellungPhase „Zuteilung von Plätzen“AnleitungPlätze im Losverfahren automatisch zuteilenAnleitungOffene Anmeldungen einer Saison von Hand entscheiden
  2. Zuteilung festschreiben
    E-MailIhre Anmeldungen, an alle FamilienAnleitungAnmeldungen festschreiben
  3. Restplätze und WartelisteEine Windhundphase vergibt die Restplätze. Wird ein Platz frei, rückt die Warteliste nach.
    EinstellungAnmeldephase mit WindhundverfahrenE-MailNachrücken bestätigt
  4. Beiträge bezahlenFamilien bezahlen online oder bar im Büro.
    E-MailBeleg nach der ZahlungAnleitungBarzahlung erfassen
  5. Teilnahmelisten freigebenVeranstalter:innen sehen die Teilnahmelisten ihrer Angebote.
    EinstellungPhase „Teilnahmelisten öffentlich“E-MailLink auf die Teilnahmeliste an Listen-Empfänger:innen

Veranstaltungs­zeitraum

Die Angebote finden statt.

04NachbereitungNach dem Veranstaltungszeitraum
  1. Angebote abschließenVeranstalter:innen schließen ihre Angebote ab, auf Wunsch mit einem Abschlussbogen.
    ReferenzAbschlussbögen
  2. Daten löschenPersonenbezogene Daten löschen, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
    DashboardKachel „Daten löschen“AnleitungFällige Daten löschen
  3. Neue Saison anlegenDanach beginnt alles wieder bei Phase 01.
    TutorialEine Saison abschließen
Im Windhundverfahren entfallen Verlosen und Festschreiben. Zeiträume, Zahlen und Namen in den Abbildungen sind Beispiele.

Wie die Phasen einer Saison zusammenhängen, erklärt Wie Phasen eine Saison steuern. Alle Anwendungsfälle zum Nachmachen stehen unter Tutorials.