fepli Handbuch

fepli kommuniziert an vielen Stellen automatisch – und gibt Ihnen mit Rundmail, anpassbaren Vorlagen und dem Postausgang die volle Kontrolle darüber. (Admins)

Rundmail versenden

Werkzeuge & Einstellungen → Rundmail – oder kontextbezogen aus einer Saison, einem Angebot („Zugesagte anschreiben“) oder einem Veranstalter heraus, dann sind die Empfänger bereits vorgefiltert.

Schritt 1: Empfänger festlegen

Empfänger-Gruppe wählen: Veranstaltende oder Teilnehmende.
Eingrenzen nach Saison, Angeboten und Veranstaltenden.
Bei Teilnehmenden zusätzlich nach Teilnahmestatus filtern – von „zugesagt“ über „auf Warteliste“ bis „abgemeldet“. Voreingestellt sind „zugesagt“ und „nicht berücksichtigt“ – prüfen Sie die Auswahl, bevor Sie z. B. nur die Warteliste anschreiben wollen.
Unter Empfänger-Adressen sehen Sie die konkrete Liste. Steht dort „Es wurden keine Empfänger:innen ausgewählt“, passt ein Filter nicht.

Schritt 2: Verfassen und senden

Betreff und Text schreiben – mit Platzhaltern wie {{ baseUrl }}; eine Vorschau zeigt die fertige E-Mail im Design Ihrer Instanz.
Optional: PDF-Anhang (max. 6 MB), Kopie an mich (ein Muster oder BCC jeder einzelnen Mail), Anmeldungen anhängen (jede Familie sieht ihre eigenen Anmeldungen in der Mail).
Speziell für Zahlungserinnerungen: „Zahlungsaufforderung generieren“ – zusammen mit dem Filter „nur unbezahlte“ erstellt das System je Familie einen Beleg über alle offenen Posten und fügt den persönlichen Bezahl-Link ein (Details).
Senden startet den Versand im Hintergrund; die Seite Versand verfolgen zeigt den Fortschritt jeder einzelnen E-Mail.

Gesendet ist gesendet

Eine Rundmail lässt sich nicht zurückholen. Prüfen Sie Empfängerzahl, Statusfilter und Text – und senden Sie sich im Zweifel zuerst eine Kopie.

System-Benachrichtigungen anpassen

Werkzeuge & Einstellungen → Benachrichtigungen listet alle automatischen E-Mails, gruppiert nach Themen. Für jede Vorlage bearbeiten Sie Betreff, Text (ohne Anrede – sie wird automatisch ergänzt), optional einen PDF-Anhang, bei SMS-fähigen Typen den SMS-Text, und können die Benachrichtigung ganz deaktivieren. Rechts zeigt eine Live-Vorschau die fertige E-Mail mit Beispieldaten.

Platzhalter (Tokens)

In Betreff und Text ersetzen Platzhalter beim Versand echte Daten – z. B. {{ user.firstname }}, {{ offer.name }}, {{ participant.name }}, {{ baseUrl }}. Welche Tokens die jeweilige Vorlage kennt, zeigt das Panel Verfügbare Tokens direkt daneben – inklusive Beispielwerten.

Die wichtigsten Benachrichtigungstypen

Rund um die Anmeldung (alle pro Saison anpassbar):

Vorlage	Wann sie rausgeht
Anmeldung bestätigt (Windhund)	Sofortige Zusage bei der Anmeldung – mit Kalenderanhang
Nachrücker bestätigt	Ein Kind rückt von der Warteliste nach (auch als SMS möglich)
Zulassungsbescheide	Sammel-Ergebnis nach der Zulosung
Anmeldung abgesagt	Abmeldung/Ablehnung mit Benachrichtigung
E-Mail-Adresse bestätigen / Abmeldung bestätigen	Doppelbestätigung bei Anmeldungen ohne Konto
Anmeldung abschließen	Das Team hat eine Anmeldung mit offenen Pflichtangaben angelegt
Erinnerung vor Veranstaltung	Erinnerung mit Termin und Treffpunkt (auch SMS)

Rund um Angebote: Angebot abgesagt / wiederhergestellt (an Familien, auch SMS), Angebot eingereicht / abgeschlossen (ans Team), „Veranstaltung hat stattgefunden“ (Erinnerung ans Abschließen).

An Veranstaltende: Teilnahmeliste verfügbar (nach Anmeldeschluss), Teilnahmeliste vor der Veranstaltung (mit Listen-PDFs im Anhang), Änderungen an der Teilnehmerliste (tägliche Sammelmeldung).

Accounts & Sonstiges: Eltern-Account erstellt/aktiviert, Passwort-Reset, Anmeldelink, Veranstalter-Einladung, Veranstalter registriert, Beleg erstellt (mit Beleg-PDF), Nachricht aus einer Unterhaltung.

Pro Saison überschreiben oder abschalten

In der Saison (Aktionsmenü → Benachrichtigungen) verwalten Sie saisonspezifische Fassungen:

Für diese Saison überschreiben erstellt eine eigene Fassung nur für diese Saison; Auf Standard zurücksetzen löscht sie wieder.
Der Schalter Benachrichtigung aktiv stellt einzelne Typen pro Saison ab („Wird für diese Saison nicht versendet“).
Ein Ablauf-Panel erklärt je Typ Ereignis, Zeitpunkt und Empfänger.
Global verwaltete Typen (z. B. Passwort-Reset) sind hier bewusst nicht anpassbar.

Postausgang (Super-Admins)

Werkzeuge & Einstellungen → Postausgang ist das Archiv aller versendeten Nachrichten – durchsuchbar nach Empfänger und Betreff, filterbar nach Art (Rundmail/Transaktional), Status und Zeitraum.

Kennzahlen oben: Gesendet (30 Tage), Zustellrate, Öffnungsrate, Klickrate, Bounces.
Jede Nachricht zeigt Empfänger, Absender, Anhänge und ihre Zustell-Ereignisse: Zugestellt, Geöffnet, Geklickt, Bounce, Fehler, Abgemeldet, Beschwerde.
Aktionen: Erneut versenden, Adresse kopieren, Vorlage bearbeiten, Versand nachverfolgen.

Antworten landen im System

Familien und Veranstaltende können auf System-E-Mails direkt antworten – die Antwort erscheint als Nachricht in der zugehörigen Unterhaltung (am Angebot, an der Anmeldung, am Account) und in der Glocke der Kopfzeile. Sie antworten direkt aus der Unterhaltung heraus; Ihre Antwort geht wieder per E-Mail raus. E-Mail-Anhänge aus Antworten werden aus Sicherheitsgründen nur als Download bereitgestellt.

Ob Sie über Erwähnungen und Antworten zusätzlich per E-Mail informiert werden, stellen Sie unter Persönliche Daten → „Kommentare per E-Mail erhalten“ ein.

Zustellprobleme

Scheitert eine Zustellung, taucht das an drei Stellen auf:

Dashboard-Kachel „Bei x E-Mails kam es in den letzten 30 Tagen zu Zustellproblemen“.
Die Seite E-Mail Zustellprobleme listet die fehlgeschlagenen Nachrichten und die Zahl gesperrter Adressen.
Nach Bounces oder Spam-Beschwerden wird eine Adresse automatisch gesperrt – der Account erscheint unter Abgemeldete Kontakte und erhält keine E-Mails mehr, bis Sie die Adresse per „E-Mail-Adresse freischalten“ (Aktionsmenü des Accounts) wieder aktivieren.

Checkliste bei „E-Mail kommt nicht an“: Adresse korrekt geschrieben? → Postausgang: wurde zugestellt? → Zustellprobleme/Sperrliste prüfen → Empfänger den Spam-Ordner prüfen lassen.