Die Anmeldeverfahren

Wie kommt ein Kind an einen Platz? fepli kennt zwei Anmeldeverfahren – das Losverfahren und das Windhundverfahren. Diese Seite erklärt beide im Detail: was Eltern erleben, was das System automatisch tut und was Sie einstellen können.

Die zwei Verfahren im Vergleich

Das Verfahren wird nicht am Angebot eingestellt, sondern über die Saison: Jede Phase vom Typ Anmeldeverfahren legt fest, welches Verfahren in ihrem Zeitraum gilt (siehe So läuft eine Saison). Eine Saison kann mehrere Anmeldephasen nacheinander haben – klassisch: erst Los, dann Windhund für die Restplätze. Überschneiden dürfen sich zwei Anmeldephasen nie; das System verhindert das beim Speichern.

Das Windhundverfahren im Detail

Beim Windhundverfahren entscheidet das System sofort beim Absenden der Anmeldung:

1. Hat das Angebot keine maximale Teilnehmerzahl, wird jede Anmeldung sofort bestätigt.
2. Ist noch ein Platz frei, wird die Anmeldung sofort bestätigt → Status bestätigt, die Familie erhält die E-Mail „Anmeldebestätigung“.
3. Ist das Angebot voll, kommt das Kind auf die Warteliste → Status Warteliste. Hierfür geht keine eigene E-Mail raus – die Familie sieht den Status in ihrem Konto.
4. Ist auch die Warteliste voll (oder deaktiviert), erhält die Anmeldung den Status nicht erfüllt („ohne Platz“).

Wichtig zu wissen: Als „belegt“ zählen bestätigte und wartende Anmeldungen zusammen. Ein Angebot mit 10 Plätzen und 10 Bestätigten zeigt deshalb keine freien Plätze mehr an, auch wenn theoretisch noch Wartelistenplätze frei wären.

Automatisches Nachrücken

Die Warteliste verwaltet sich im Windhundverfahren selbst:

• Meldet sich jemand ab (oder erhöhen Sie die Platzzahl), rückt automatisch das nächste Kind der Warteliste nach.
• Die nachrückende Familie erhält automatisch die E-Mail „Ihr Kind ist auf die Teilnehmerliste gerückt“ – ohne dass das Team etwas tun muss.
• Die Reihenfolge der Warteliste können Sie im Zuteilungs-Board per Drag & Drop ändern (siehe Plätze zuteilen).
• Nachgerückt wird nur, solange das Angebot noch nicht begonnen hat.

Das Losverfahren im Detail

Während der Anmeldephase

Im Losverfahren bleibt jede Anmeldung zunächst im Status neu („Warten auf Zuteilung“) liegen. Was Eltern in dieser Zeit tun:

• Sie melden ihre Kinder für beliebig viele Angebote an – begrenzt durch die Einstellung Maximale Anmeldungen pro Kind der Phase (Standard: 5).
• Jede Anmeldung bekommt automatisch eine Wunsch-Priorität (1 = größter Wunsch). Eltern können die Reihenfolge in ihrer Anmeldeübersicht jederzeit per Pfeiltasten ändern, solange die Phase läuft.
• Auf der Angebotsseite sehen sie eine ungefähre Chancen-Anzeige („Chance ca. 40 %“), berechnet aus Platzzahl und bisherigen Anmeldungen.
• Wer sich während der Losphase abmeldet, dessen Anmeldung wird vollständig gelöscht; die Prioritäten der übrigen Wünsche rücken auf.

Die Zuteilung

Nach Ende der Losphase führt das Team die Zuteilung durch – automatisch per Zulosung oder manuell. Wie das genau funktioniert (inkl. des Fairness-Algorithmus), beschreibt die eigene Seite Plätze zuteilen & Zulosung.

Das Wichtigste in Kürze:

1. Automatische Zuordnung starten: Das System verlost die Plätze aller überbuchten Angebote fair und bestätigt bei allen nicht überbuchten Angeboten einfach alle Anmeldungen.
2. Ergebnis prüfen und ggf. manuell korrigieren – solange nichts festgeschrieben ist, erfährt keine Familie etwas.
3. Zulosung festschreiben und Zulassungsbescheide versenden: Jede Familie erhält eine Sammel-E-Mail mit allen Zu- und Absagen ihrer Kinder, inklusive Kalenderdatei der bestätigten Termine.

Fair statt rein zufällig

Die Zulosung ist kein blindes Losglück. Bei überbuchten Angeboten gewichtet der Algorithmus jede Anmeldung nach drei Kriterien:

• Wunsch-Priorität – der Erstwunsch eines Kindes wiegt mehr als sein Fünftwunsch. Wurde ein höherer Wunsch bereits abgelehnt, rückt der nächste effektiv auf.
• Pech-Ausgleich – wer in diesem Durchlauf schon bei anderen Angeboten leer ausging, bekommt bessere Chancen.
• Wenige Anmeldungen – Kinder mit wenigen Anmeldungen zu überbuchten Angeboten werden leicht bevorzugt, damit „Vielanmelder“ nicht alles abräumen.

Der Zufall entscheidet nur noch zwischen gleich gewichteten Anmeldungen. Jede Los-Entscheidung wird mit ihrem Grund protokolliert und ist im Aktivitätsverlauf nachvollziehbar (Akteur: „Losverfahren“).

Eine Anmeldephase konfigurieren

Jede Phase vom Typ Anmeldeverfahren bietet folgende Einstellungen (Saison → Zeiträume und Einstellungen):

Automatische Zulässigkeitsprüfungen

Bevor eine Anmeldung überhaupt angenommen wird, prüft das System der Reihe nach – und zeigt Eltern bei Ablehnung eine klare Begründung:

Zusätzlich können Pflicht-Einwilligungen (der Saison oder des Angebots) sowie eine Pflicht-Rechnungsadresse vor die Anmeldung geschaltet sein.

Anmeldung ohne Benutzerkonto

Wenn die Anmeldephase Anmeldungen ohne Benutzerkonto erlaubt, können Familien ohne Registrierung anmelden – abgesichert per Doppelbestätigung:

1. Die Familie füllt das Anmeldeformular aus und erhält die E-Mail „Bitte bestätigen Sie Ihre Anmeldung“ mit einem Bestätigungslink (14 Tage gültig). Bis zum Klick hat die Anmeldung den Status E-Mail-Bestätigung ausstehend und belegt noch keinen Platz.
2. Nach dem Klick läuft die normale Platzvergabe des aktiven Verfahrens.
3. Sonderfall: Meldet ein minderjähriges Kind sich selbst an, müssen zuerst die Sorgeberechtigten offene Pflicht-Einwilligungen über einen geteilten Link unterschreiben (Status Einwilligungen ausstehend). Erst dann wird zugeteilt.
4. Auch die Abmeldung ohne Konto wird per E-Mail-Link bestätigt (Link 24 Stunden gültig).

Für diese Familien ist der Anmeldelink die einzige Selbstbedienungs-Möglichkeit – Sie können ihn aus der Teilnahmeliste heraus kopieren und zusenden.

Abmelden: Regeln und Fristen

Ob und wann Familien sich selbst abmelden können, steuern mehrere Regeln:

• Sofortstornierung: Innerhalb von 30 Minuten nach einer Zusage ist die Abmeldung immer möglich und immer kostenfrei – der „Vertipper-Schutz“.
• Abmelde-Karenzzeit (Systemkonfiguration, z. B. 3 Tage): Innerhalb dieser Frist nach der Zusage entfällt bei Abmeldung die Zahllast. Danach bleibt die Gebühr bestehen.
• „Keine Abmeldung nach Karenzzeit“ bzw. „Keine Abmeldung nach Anmeldeschluss“ (Systemkonfiguration): Sperrt die Selbstabmeldung nach Ablauf der jeweiligen Frist komplett. Familien sehen dann „Abmeldezeitraum beendet. Bitte beim Veranstalter melden.“
• Nach Veranstaltungsbeginn und bei abgesagten Angeboten ist die Selbstabmeldung immer gesperrt.
• Admins können unabhängig von allen Fristen jederzeit abmelden.

Die Teilnahmestatus auf einen Blick

Jede Anmeldung hat genau einen Status. Je nach Ansicht heißen sie leicht unterschiedlich – hier die vollständige Übersicht:

Wie Sie Status im Alltag ändern – einzeln, als Massenaktion oder im Zuteilungs-Board – beschreibt Teilnahmeliste & Anmeldungen.

Welche E-Mails gehen automatisch raus?

Damit Sie nie raten müssen, was Familien erhalten haben:

Alle Vorlagen lassen sich pro Saison anpassen oder deaktivieren – siehe E-Mails & Benachrichtigungen.