Plätze zuteilen & Zulosung
Nach der Losphase verteilt das Team die Plätze: automatisch per Zulosung, manuell im Zuteilungs-Board – und am Ende werden die Ergebnisse festgeschrieben und als Zulassungsbescheide versendet. (Admins)
Der Weg zur Platzvergabe im Überblick
Kein Schritt informiert die Familien vorzeitig: Solange Sie nichts festschreiben, sehen Eltern weiterhin „Warten auf Zuteilung“.
Schritt 1: Automatische Zulosung starten
Ort: Werkzeuge & Einstellungen → Saisons → Saison wählen → Plätze zuordnen → Button Automatische Zuordnung.
Im Dialog legen Sie fest:
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Überhang-Teilnehmende sollen … auf die Warteliste | Wer im Los unterliegt, kommt auf die Warteliste (Anzahl gemäß „Warteliste Überbuchung“ der folgenden Windhundphase) |
| … abgelehnt werden | Wer unterliegt, erhält direkt den Status „nicht erfüllt“ – es gibt keine Warteliste |
| Auch Angebote zulosen, die die Mindestteilnahmezahl nicht erreichen | Ohne Häkchen werden Angebote unterhalb ihrer Mindestteilnehmerzahl übersprungen – deren Anmeldungen bleiben unbearbeitet, bis Sie entscheiden, ob das Angebot stattfindet |
Nach dem Start läuft die Zulosung im Hintergrund („Die automatische Zulosung läuft…“). Was dabei passiert:
- Nicht überbuchte Angebote: Alle wartenden Anmeldungen werden bestätigt.
- Überbuchte Angebote: Die Plätze werden verlost – gewichtet nach Wunsch-Priorität, Pech-Ausgleich und Anmeldeverhalten (Details unter Die Anmeldeverfahren). Kinder mit Freunde-Code werden als unzertrennliche Gruppe behandelt.
- Verlierer erhalten je nach Ihrer Wahl Warteliste oder nicht erfüllt – jeweils mit protokolliertem Grund (z. B. „Im Losverfahren unterlegen“, „Warteliste erschöpft“), den nur die Verwaltung sieht.
Nur Unbearbeitetes wird angefasst
Die Zulosung verändert ausschließlich Anmeldungen im Status neu. Bereits erteilte Zusagen, Wartelisten- oder Absage-Entscheidungen bleiben unberührt. Die Zulosung selbst lässt sich nicht rückgängig machen – die Ergebnisse können Sie aber vor dem Festschreiben beliebig manuell ändern.
Bevorzugte Postleitzahlen
Sind in der Systemkonfiguration bevorzugte Postleitzahlen hinterlegt (z. B. für das eigene Stadtgebiet), werden Anmeldungen von außerhalb bei der Zulosung ausgeschlossen (Grund: „Außerhalb des bevorzugten PLZ-Gebiets“). Achtung: Auch eine fehlende PLZ zählt als „außerhalb“.
Schritt 2: Ergebnis prüfen und manuell korrigieren
Saison-Ansicht „Plätze zuordnen“
Die Seite listet alle Angebote der Saison mit wartenden Anmeldungen, inklusive Nachfrage in Prozent. Ein Warnhinweis markiert Angebote mit „falscher Warteliste“ – also freien Plätzen, obwohl Kinder auf der Warteliste stehen.
Das Zuteilungs-Board je Angebot
Jedes Angebot hat unter Plätze zuteilen ein Board mit Spalten je Status (bestätigt / Warteliste / neu, einklappbar auch abgemeldet, abgelehnt, nicht erfüllt):
- Drag & Drop zwischen den Spalten ändert den Status.
- Umsortieren innerhalb der Wartelisten-Spalte legt die Nachrück-Reihenfolge fest.
- Buttons Alle zulassen und Alle auf Warteliste setzen erledigen ganze Spalten auf einmal.
- Ein Klick auf ein Kind öffnet Details samt aller weiteren Anmeldungen – nützlich, um Familien-Gesamtsituationen zu beurteilen.
Der Schalter „Änderungen festschreiben“
Oben im Board entscheidet ein Schalter, was Ihre Änderungen auslösen:
| Schalterstellung | Wirkung |
|---|---|
| Änderungen nicht festschreiben (empfohlen beim Korrigieren) | Änderungen werden gesammelt, keine E-Mails, keine Zahllast – alles landet im Stapel |
| Änderungen festschreiben | Jede Änderung gilt sofort: Zusagen erzeugen die Zahllast, betroffene Familien werden sofort benachrichtigt |
Vorsicht mit „festschreiben“ während der Korrekturphase
Steht der Schalter auf „festschreiben“, verschickt jede Ihrer Änderungen sofort E-Mails an die Familien. Lassen Sie ihn während der Nachbearbeitung der Zulosung aus – und verschicken Sie alles gesammelt über die Festschreibe-Seite (Schritt 3).
Der Stapel: Änderungen sammeln statt sofort senden
Alle nicht festgeschriebenen Statusänderungen – aus der Zulosung wie aus manueller Arbeit – sammeln sich in einem Stapel. Das Tablett-Symbol in der Kopfzeile zeigt die Anzahl offener Anmeldungen und führt zur Seite Zulosungen festschreiben (auch als Dashboard-Kachel).
Auf dieser Seite können Sie:
- alle offenen Anmeldungen mit Teilnehmer:in, Angebot, Saison und Status durchsehen,
- einzelne Anmeldungen per Massenaktion in einen neuen oder bestehenden Stapel verschieben – z. B. um einen Teil gesondert oder später festzuschreiben,
- den Teilnahmestatus direkt aus der Liste heraus ändern.
Schritt 3: Zulosung festschreiben und Zulassungsbescheide versenden
Ort: Tablett-Symbol in der Kopfzeile bzw. Dashboard-Kachel „Zulosungen festschreiben“.
- Prüfen Sie die Liste ein letztes Mal.
- Aktivieren Sie „Zulassungsbescheide versenden: Die Zu- und Absagen werden per E-Mail versendet.“ (empfohlen) – oder lassen Sie das Häkchen weg, wenn Sie still festschreiben möchten.
- Klicken Sie auf Zulosung festschreiben bzw. Benachrichtigungen verschicken und bestätigen Sie.
Das Festschreiben bewirkt:
- Zahllast: Für alle bestätigten Anmeldungen kostenpflichtiger Angebote entsteht jetzt der zu zahlende Betrag (siehe Zahlungen verwalten).
- Zulassungsbescheide: Jede Familie erhält eine Sammel-E-Mail mit allen Ergebnissen ihrer Kinder – Zusagen, Wartelisten, Absagen – plus einer Kalenderdatei (
anmeldungen.ics) der bestätigten Termine. - Phasenwechsel: Die Zuteilungsphase der Saison wird beendet; eine anschließende Windhundphase für Restplätze startet dadurch automatisch (siehe So läuft eine Saison).
Alles festschreiben, was im Stapel liegt
Es müssen zweifelsfrei alle Anmeldungen festgeschrieben werden, die auf der Seite erscheinen. Möchten Sie einen Teil bewusst zurückhalten, verschieben Sie ihn vorher in einen separaten Stapel und schreiben diesen später fest.
Nach der Zuteilung: Warteliste und Restplätze
- Sobald die Windhundphase läuft, arbeitet die Warteliste automatisch: Bei Absagen rückt das nächste Kind nach und wird per E-Mail informiert.
- Über Anzahl Plätze erhöhen (Aktionsmenü des Angebots) können Sie die maximale Teilnehmerzahl anheben; das System bietet direkt an, die frei gewordenen Plätze automatisch von der Warteliste aufzufüllen – wahlweise mit Festschreiben und Benachrichtigung.
- Auch beim normalen Speichern eines Angebots mit erhöhter Platzzahl fragt das System: „Warteliste auffüllen? Es sind Plätze frei geworden. Sollen Teilnehmer von der Warteliste automatisch nachrücken?“
Sonderfälle
Angebote unter der Mindestteilnehmerzahl
Angebote, die ihre Mindestteilnehmerzahl nicht erreichen, werden von der Zulosung standardmäßig übersprungen – die Anmeldungen bleiben im Status „neu“. Entscheiden Sie dann:
- Angebot findet trotzdem statt → Anmeldungen manuell bestätigen (oder die Zulosung mit der Option „Mindestteilnahmezahl ignorieren“ erneut für dieses Angebot laufen lassen), oder
- Angebot absagen → die Familien werden automatisch informiert.
Kinder mit Freunde-Code wurden getrennt?
Die Zulosung behandelt Freunde-Gruppen als Einheit – getrennt werden sie nur, wenn die Codes nicht korrekt eingelöst wurden. Prüfen Sie im Zweifel den Aktivitätsverlauf der Anmeldungen und führen Sie die Kinder manuell im Board zusammen.
Veranstaltende selbst zuteilen lassen
Mit dem Saison-Schalter „Veranstaltende dürfen Plätze zuteilen“ erhalten Veranstaltende Zugriff auf das Board ihrer eigenen Angebote und können dort Zu- und Absagen erteilen. Ohne den Schalter bleibt das Board dem Team vorbehalten.