fepli
Handbuch für das Admin-Portal

Ferienprogramme, die leicht zu organisieren sind.

Die Software für Kommunen und Vereine, mit der Anmeldung, Bezahlung und Verwaltung von Ferienprogrammen an einem Ort zusammenfinden.

Dieses Handbuch richtet sich an Anwender:innen des Admin-Portals. Familien wenden sich bei Fragen bitte an die Ansprechpartner:innen auf der Website ihrer Kommune.

Erste SchritteFAQ

fepli ist die Software für die Organisation von Ferienpass-Programmen: Veranstaltende tragen Angebote ein, Familien melden ihre Kinder an, das Team steuert Freigabe, Platzvergabe und Zahlungen.

Erste SchritteAnmelden, Passkey einrichten, Profil vervollständigen – und die ersten Handgriffe je Rolle.So läuft eine SaisonDas wichtigste Konzept: Phasen steuern, was wann möglich ist – von der Bearbeitung bis zu den Ferien.Die AnmeldeverfahrenLosverfahren und Windhundverfahren im Detail: Status, Warteliste, Fairness, automatische E-Mails.Angebot teilenÖffentlicher Link, privater Vorschau-Link, Gruppen-Link und der persönliche Anmeldelink.

Für wen ist dieses Handbuch?

Die Plattform verbindet drei Gruppen – dieses Handbuch richtet sich an die ersten beiden:

  • Veranstaltende (Vereine, Einrichtungen) tragen ihre Freizeitangebote ein, reichen sie zur Prüfung ein und betreuen ihre Teilnahmelisten.
  • Das Ferienpass-Team (Admins) koordiniert das Programm: Saisons konfigurieren, Angebote freigeben, Plätze zuteilen, Zahlungen abwickeln, kommunizieren. Super-Admins verantworten zusätzlich Systemkonfiguration und Datenschutz-Werkzeuge.
  • Familien nutzen die öffentliche Website – ihr Blickwinkel wird überall dort erklärt, wo er für Ihre Arbeit wichtig ist.

Abschnitte, die nur bestimmte Rollen betreffen, sind entsprechend gekennzeichnet, z. B. (Admins). Was welche Rolle darf, erklärt Accounts & Rollen.

Eine Instanz je Kommune

Jede Kommune oder Region erhält eine eigene Instanz mit eigener URL – das Admin-Panel liegt jeweils unter …/admin. Manche Funktionen (Export-Formate, Kategorien, Zahlungsanbieter, SMS) sind je Instanz unterschiedlich eingerichtet; das Handbuch weist an diesen Stellen darauf hin.

Der rote Faden

So hängen die Kapitel zusammen – entlang einer typischen Saison:

  1. Saison konfigurieren: Phasen und Regeln festlegen (Konzept).
  2. Angebote verwalten: Veranstaltende tragen Angebote ein.
  3. Freigabe & Veröffentlichung: Das Team prüft und veröffentlicht – geteilt wird per Link.
  4. Anmeldeverfahren: Familien melden an – per Los oder Windhund.
  5. Plätze zuteilen: Zulosen, prüfen, festschreiben, Bescheide versenden.
  6. Teilnahmeliste und Teilnehmende: Anmeldungen betreuen.
  7. Zahlungen: Beiträge einziehen, Belege, Stornos.
  8. Begleitend: E-Mails & Benachrichtigungen, Accounts, Werkzeuge.

Bei Problemen helfen Fehlerbehebung, FAQ und das Glossar.

Support & Kontakt

Benötigen Sie Hilfe?

Bei Fragen oder Problemen: support@fepli.de – bitte immer mit der URL Ihrer Instanz und einer genauen Beschreibung. Erste Anlaufstellen im Handbuch: Fehlerbehebung und FAQ.

WeiterErste Schritte →