Wie Phasen eine Saison steuern
Eine Saison läuft nach einem Zeitplan aus Phasen. Wer versteht, wie Phasen, Status und Sichtbarkeit zusammenwirken, plant eine Saison ohne die häufigsten Fehler.
Warum eine Saison einem Zeitplan folgt
fepli hat keinen Schalter, der die Anmeldung ein- oder ausschaltet. Das Team legt für jede Saison Phasen mit Beginn und Ende fest. Während einer Phase erlaubt fepli das zugehörige Verhalten. Nach ihrem Ende sperrt fepli es wieder.
Der Grund ist Verlässlichkeit. Das Team plant den Zeitplan einmal und kündigt ihn vorab an. Am Stichtag muss niemand etwas umschalten.
Familien und Veranstalter:innen wissen so, ab wann sie handeln können. Die Website nennt Familien deshalb auch den Starttermin der nächsten Anmeldephase.
Wie eine fehlende Phase wirkt, hängt von ihrem Typ ab. Fehlt die Phase Angebote veröffentlichen, sind veröffentlichte Angebote jederzeit sichtbar. Diese Folge wird oft übersehen: Wer die Sichtbarkeit zeitlich begrenzen will, muss die Phase anlegen.
Die Bearbeitungsphase und die Phase Teilnahmelisten öffentlich öffnen dagegen etwas, das ohne sie geschlossen bleibt. Ohne Bearbeitungsphase legen Veranstalter:innen keine Angebote an und bearbeiten oder löschen keine. Ohne Teilnahmelisten öffentlich sehen sie keine Teilnahmelisten. Soll eine der beiden Phasen die ganze Saison gelten, aktiviert das Team bei ihr Immer aktiv.
Status und Phase wirken zusammen
Zwei Dinge entscheiden unabhängig voneinander, ob Familien ein Angebot sehen. Der Status gehört zum einzelnen Angebot und zeigt, ob das Team es geprüft und freigegeben hat. Die Phase gilt für das ganze Programm und legt fest, ab wann die Saison online ist.
Familien sehen ein Angebot erst, wenn es veröffentlicht ist und die Saison online ist. Außerdem muss seine Sichtbarkeit auf öffentlich stehen.
Diese Trennung ist gewollt. Das Team prüft und veröffentlicht Angebote über Wochen hinweg einzeln. Trotzdem erscheinen alle am selben Tag, wenn die Phase beginnt.
Daraus entsteht der häufigste Irrtum: Ein Angebot ist veröffentlicht, aber nicht sichtbar. Die Ursache liegt dann meist bei der Phase, die gerade nicht läuft.
Dasselbe Zusammenspiel gilt für das Bearbeiten. Veranstalter:innen bearbeiten ein Angebot nur, solange die Bearbeitungsphase läuft und das Angebot noch nicht freigegeben ist. Endet die Phase, sind ihre Formulare gesperrt, ohne dass jemand eingreift.
Der typische Ablauf
beendet die Zuteilung – die Windhundphase startet
Die meisten Saisons folgen diesem Muster. Veranstalter:innen tragen Angebote ein, und das Team prüft und veröffentlicht sie. Familien melden sich im Losverfahren an, danach teilt das Team die Plätze zu. Eine Windhundphase vergibt anschließend die restlichen Plätze.
Zuletzt sehen die Veranstalter:innen ihre Teilnahmelisten, und die Angebote finden statt.
Einige Phasen warten aufeinander. Die Zuteilung beginnt erst, wenn die Losphasen vor ihr vorbei sind. Eine Windhundphase wartet ihrerseits auf das Ende der Zuteilungsphasen, die vor ihr beginnen. Ein Vorab-Fenster im Windhundverfahren vor der Losphase öffnet deshalb zu seinem Termin.
Das Festschreiben der Zulosung beendet eine laufende Zuteilungsphase sofort. Beginnt die Windhundphase laut Plan vor dem Ende der Zuteilung, öffnet ein frühes Festschreiben die Restplatzvergabe also früher. Ohne Festschreiben wartet die Windhundphase bis zum geplanten Ende der Zuteilung.
Zwei Anmeldephasen dürfen sich nicht überschneiden. Sonst wäre unklar, welche Regel für eine Anmeldung gilt: Los oder Reihenfolge. Deshalb lehnt fepli überlappende Anmeldephasen beim Speichern ab. Eine Saison kann aber mehrere Anmeldephasen hintereinander haben.
Eine Saison ganz ohne Losverfahren ist ebenfalls möglich. Dann gibt es nur eine Windhundphase, und jede Anmeldung erhält sofort eine Entscheidung.
Wer wann handelt
- Veranstalter:innen legen während der Bearbeitungsphase Angebote an und reichen sie ein. Solange Teilnahmelisten öffentlich läuft, sehen sie ihre Teilnahmelisten. Nach dem letzten Termin schließen sie ihre Angebote ab.
- Das Team legt die Saison und ihre Phasen an und lädt Veranstalter:innen ein. Es prüft und veröffentlicht Angebote, teilt nach der Losphase die Plätze zu und schreibt sie fest.
- Familien sehen die Angebote, sobald die Saison online ist. Sie melden sich während einer Anmeldephase an und erhalten nach dem Festschreiben ihren Zulassungsbescheid.
Das Dashboard zeigt dem Team die Aufgaben, die zur aktuellen Lage passen, z. B. „Angebote freischalten“ oder „Plätze zuteilen“.