fepli
Saisons und PlatzvergabeAdmins

Zuteilung und Festschreiben

Bei der Zuteilung werden die Plätze der Angebote per Verlosung oder von Hand vergeben; das Festschreiben macht das Ergebnis gültig.

Hinweis

Plätze vergibt fepli auf zwei Wegen: automatisch per Verlosung oder von Hand durch das Team, für eine ganze Saison auf der Seite Plätze zuordnen oder für ein Angebot im Reiter Zuteilen. Beide Wege sammeln ihre Entscheidungen in einem Stapel, bis sie festgeschrieben sind. Hier steht jede Oberfläche beider Wege, von der Seite Plätze zuordnen über die automatische Zuteilung bis zum Festschreiben.

Seite „Plätze zuordnen“

Ort: Saison > Plätze zuordnen. Sichtbar für: Admins.

Die Sommerferien 2027 mit der Kanutour, die an zwei Donnerstagen stattfindet. Alex Beispiel hat Termin 2 bekommen und wartet noch auf Termin 1.

ElementInhalt
EntscheidungenErst sammeln („Änderungen sammeln sich über alle Angebote; E-Mails gehen erst beim Absenden raus.“) oder Sofort benachrichtigen („Jede Entscheidung löst sofort eine E-Mail an die Teilnehmer:innen aus.“). Standard: Erst sammeln. Dieselbe Wahl wie im Reiter Zuteilen eines Angebots; sie gilt bis zum Abmelden. Auswirkung: Modus.
„{Anzahl} zu entscheiden in {Anzahl} Angeboten“Anmeldungen im Status neu in allen Angeboten der Saison mit Anmeldung über die Website, unabhängig von Suche und Filter
Automatische ZuordnungÖffnet den Dialog Automatische Zuteilung. Nur für alle, die die Saison bearbeiten dürfen.
SammelleisteErscheint, solange Anmeldungen der Saison in einem Stapel liegen, in beiden Modi: „{Anzahl} Änderungen gesammelt“ – „{Zusagen} · {Warteliste} · {Absagen} · {zurückgesetzt} in {Anzahl} Angeboten — noch ist keine E-Mail unterwegs.“ Absenden & benachrichtigen öffnet die Nachricht der Seite „Anmeldungen festschreiben“ für den Stapel der Saison.
Suche, Offen, AlleSuche nach Titel und Veranstalter:in, Platzhalter „Angebot oder Veranstalter:in“. Offen: Angebote, bei denen in mindestens einem ihrer Termine Anmeldungen auf neu stehen, dazu das gewählte Angebot. Alle: jedes Angebot der Saison mit Anmeldung über die Website. Wurde eine Teilnehmer:in unter Alle gewählt, zeigt die Liste nur ihre Angebote; der Chip „nur {Vorname}“ hebt das auf.
Zeile eines AngebotsAngebote mit Anmeldungen im Status neu stehen oben („offene zuerst“). Je Angebot: Titel, bei einem abgesagten Angebot durchgestrichen mit rotem Punkt; erster Tag und Veranstalter:innen; zugeteilte Plätze von der Höchstzahl, rot bei vollem Angebot; „{Anzahl} offen“ oder grün hinterlegt „entschieden“; Gruppen-Symbol und Zahl der Freunde-Anmeldungen; Briefumschlag mit der Zahl der Anmeldungen mit ausstehender E-Mail-Bestätigung; Zahl der Kommentare. Die rechte Maustaste öffnet das Aktionsmenü des Angebots.
Weitere TermineHat ein Angebot mehrere Termine (Varianten), stehen sie eingerückt unter dem ersten, jeder mit „Termin {Nummer}“; „Termin 1“ ist gelb. Die Nummern zählen nach dem ersten Tag.
Kopf des AngebotsTitel, bei mehreren Terminen „Termin {Nummer} von {Anzahl}“, das Symbol Öffnen für die Detailansicht. Darunter erster und letzter Tag, Uhrzeit des ersten Termins, Veranstalter:innen und Altersspanne „{von}–{bis} J.“. Ohne gewähltes Angebot: „Wählen Sie ein Angebot zum Anzeigen aus.“ mit Neue Anmeldung (Neue Anmeldung).
Teilnehmer:innen übertragen, Teilnehmer:in hinzufügenÖffnen Teilnehmer:innen übertragen und Neue Anmeldung für das gewählte Angebot
TermineBei mehreren Terminen je Termin: erster Tag, zugeteilte Plätze mit Balken, „{Anzahl} offen“ oder „alles entschieden“. Die Auswahl wechselt zum Termin.
BrettDie Zuteilen-Ansicht des gewählten Angebots mit Zugeteilt, Warteliste und Zu entscheiden. In Zu entscheiden: Alle zusagen, Alle auf Warteliste und „Nachfrage {Prozent} %“, das Verhältnis von zugeteilten, wartenden und offenen Anmeldungen zu den Plätzen.
Freunde-AnmeldungTeilnehmer:innen mit demselben Freunde-Code stehen als ein Kasten (Freunde-Anmeldung).
KarteEine Anmeldung (Karte)
Hinweis zu den TerminenBei Anmeldungen für mehrere Termine eines Angebots, was als Nächstes zu tun ist (Termine einer Anmeldung)
Nicht dabei anzeigen · {Anzahl}Zeigt die Spalte Nicht dabei als vierte Spalte; Nicht dabei ausblenden blendet sie wieder aus.
Vom Angebot, Alle, SucheVom Angebot · {Anzahl}: Teilnehmer:innen des gewählten Angebots, zuerst neu, dann zugeteilt, dann Warteliste, darin nach Wunsch. Alle · {Anzahl}: alle Teilnehmer:innen der Saison, zuerst die mit den meisten neuen Anmeldungen. Suche nach Vor- und Nachname. Darüber die Legende der Balken: zugeteilt, Warteliste, offen, ohne Platz.
Zeile einer Teilnehmer:inPunkt in der Farbe des Status im gewählten Angebot, Name, Gruppen-Symbol bei einer Freunde-Anmeldung, Warndreieck bei einer Überschneidung, Wunsch „W{Nummer}“. Darunter Alter, bei gesetzten Bevorzugte Postleitzahlen „PLZ {PLZ}“ oder „ohne PLZ“, und „{Anzahl} Anmeldungen“ in der Saison; wer nicht als ortsansässig zählt, ist orange hinterlegt. Der Balken zeigt die Anmeldungen der Saison nach Status, seine Länge die Zahl im Verhältnis zur Teilnehmer:in mit den meisten Anmeldungen; links die Zahl der Zusagen, rechts aller Anmeldungen. Die Auswahl öffnet die Teilnehmer:in in der Liste; eine zweite Auswahl schließt sie.
Geöffnete Teilnehmer:inAnmeldung im gewählten Angebot und alles, was die Teilnehmer:in in der Saison angegeben hat (Geöffnete Teilnehmer:in)

Geöffnete Teilnehmer:in

AbschnittInhalt
KopfAlter, „geb. {Datum}“, öffnen → zur Teilnehmer:in. Bei gesetzten Bevorzugte Postleitzahlen die Postleitzahl mit „bevorzugte PLZ“ oder „außerhalb bevorzugter PLZ“.
„In „{Angebot}“ · Termin {Nummer}“Status im gewählten Angebot, dazu „· {Nummer}. Wahl“ oder, solange die Entscheidung im Stapel liegt, „· noch nicht benachrichtigt“. Zusagen, Warteliste, Abmelden wirken wie auf der Karte, auch mit der Rückfrage einer Freunde-Anmeldung. Darunter, wann und von wem die Anmeldung stammt. Fehlt, wenn die Teilnehmer:in nicht für das Angebot angemeldet ist.
Freunde-CodeBei einer Freunde-Anmeldung Freunde-Anmeldung mit Code, „Mit gemeinsamem Freunde-Code angemeldet. Beim Losen ein Platzblock: alle bekommen einen Platz oder keiner.“ und alle Teilnehmer:innen des Codes mit ihrem Status; die Auswahl eines Namens öffnet ihn. Ist die Gruppe auf verschiedene Status verteilt: „Die Gruppe ist getrennt — angemeldet war „nur zusammen“.“ Hat niemand den Code eingelöst: Freunde-Code geteilt mit „Freunde-Code weitergegeben, aber von niemandem eingelöst — zählt beim Losen wie eine Einzelanmeldung.“
TerminwahlBei Anmeldungen für mehrere Termine: „alle Termine“ („Möchte an jedem gewählten Termin teilnehmen — Zusagen sollten für alle gelten.“) oder „mind. 1 Termin“ („Ein Termin reicht. Sobald einer zugesagt ist, die anderen abmelden, damit Plätze frei werden.“), darunter jeder Termin mit Status. Die Auswahl eines Termins wechselt zu ihm.
„Alle Wünsche diese Saison“Alle Anmeldungen der Saison nach Wunsch, je mit Termin, Tag und Uhrzeit, Status und einer Überschneidung: „Überschneidet sich mit {Angeboten}“. Die Auswahl wechselt zum Angebot.
„Angaben zur Anmeldung“Die Zusatzfragen des gewählten Angebots mit den Antworten der Anmeldung, „Nicht beantwortet“ ohne Antwort. Rechts „{Anzahl} von {Anzahl} beantwortet“ oder orange „{Anzahl} Pflichtangaben fehlen“. Die Überschrift klappt die Antworten ein und aus; die Wahl bleibt beim Wechsel zur nächsten Teilnehmer:in. Eine hochgeladene Datei öffnet sich im Seitenfenster.
„Konto“Name des Teilnahmekontos mit öffnen →, E-Mail-Adresse und Telefonnummer; darunter je frühere Saison „{Saison}: {Anzahl} Teilnahmen“ oder „Erste Saison“

Zuteilen-Ansicht eines Angebots

Ort: auf der Seite Plätze zuordnen, und im Angebot der Reiter Zuteilen oder das Aktionsmenü Plätze zuteilen. Nur bei Anmeldung über die Website. Sichtbar für: Admins; im Angebot auch Veranstalter:innen, wenn die Saison unter Was Veranstalter:innen selbst dürfen Plätze zuteilen erlaubt (Saisons), sobald sie die Teilnahmeliste sehen dürfen und eine geforderte Vertraulichkeitserklärung gezeichnet haben. Nicht für Personen mit Nur Teilnahmeliste (Rollen und Rechte).

Die Kanutour nach der Verlosung, im Reiter Zuteilen des Angebots.

SpalteInhalt
ZugeteiltAnmeldungen mit nimmt teil; „{Anzahl} Plätze frei“ oder „{Anzahl} Platz überbucht“; Mindestzahl erreicht oder „{Anzahl} fehlen zur Mindestzahl“
Warteliste„Reihenfolge gilt beim Nachrücken.“ Darunter, ob die Warteliste gerade nachrückt: „Rückt automatisch nach, sobald ein Platz frei wird.“ oder „Rückt zurzeit nicht automatisch nach: {Grund}“. Sind Plätze frei, erscheint stattdessen eine Warnung: „{Anzahl} Plätze bleiben frei, niemand rückt automatisch nach: {Grund}“. Liegt der Grund bei der Saison (Schalter Warteliste rückt automatisch nach aus, Losphase, Zuteilung oder eine spätere Anmeldephase), verlinken Hinweis und Warnung Zur Einstellung der Saison; den Link sehen alle, die die Saison bearbeiten dürfen. Die Gründe entsprechen den Lagen unter Nachrücken. Jede Karte trägt ihren Platz in der Reihenfolge.
Zu entscheidenAnmeldungen im Status neu. Solange es sie gibt: Alle zusagen, Alle auf Warteliste und bei einem Angebot mit Höchstzahl „Nachfrage {Prozent} %“
Nicht dabei„Abgemeldet, abgelehnt und ohne Platz.“ Mit Datum und Entscheidungsgrund. Auf der Seite Plätze zuordnen eingeklappt unter den übrigen Spalten.
ElementBedeutung
Ziehen und AblegenÄndert Status und Reihenfolge. Eine Karte landet vor der Karte, auf der sie abgelegt wird. Innerhalb der Warteliste legt die Reihenfolge das Nachrücken fest. Durch Verschieben rückt niemand automatisch nach. Beim Ziehen fragt fepli nicht nach einer Freunde-Anmeldung.
KartenmenüÖffnet sich mit der rechten Maustaste: Teilnehmer:in anzeigen, Kommentar zur Anmeldung oder „Kommentare zur Anmeldung · {Anzahl}“, Zusagen, Auf Warteliste setzen, Abmelden; im Modus Erst sammeln zusätzlich Keinen Platz erhalten. Es zeigt nur die Wechsel, die der Status der Karte erlaubt. Solange der Mauszeiger auf einer Karte steht, zeigt sie Zusagen, Auf Warteliste setzen und Abmelden als Symbole.
SammelleisteNur im Reiter Zuteilen eines Angebots: „{Anzahl} Änderungen gesammelt“ – „… noch ist keine E-Mail unterwegs.“ Absenden & benachrichtigen öffnet die Nachricht an die betroffenen Familien; mit dem Versand schreibt fepli die gesammelten Entscheidungen dieses einen Angebots fest. Die Zuteilungsphase läuft weiter. Auf der Seite Plätze zuordnen steht die Sammelleiste der Saison über den Listen.

Modus

ModusAuswirkung einer Änderung
Erst sammelnLandet im Stapel der Saison. Keine E-Mail, keine Zahllast.
Sofort benachrichtigenWird sofort festgeschrieben: Zusagen erzeugen die Zahllast, die Familie erhält sofort eine E-Mail.

Karte

ElementBedeutung
Name, KommentareHat die Anmeldung Kommentare, steht ihre Zahl neben dem Namen und öffnet die Kommentare der Anmeldung im Seitenfenster.
AngabenAlter, Postleitzahl, Freunde-Code außerhalb einer Freunde-Anmeldung; in Warteliste „{Anzahl} Anmeldungen aktuell“, sonst „{Zeit} angemeldet“. Ist Bevorzugte Postleitzahlen gesetzt, steht dort in Orange „— außerhalb bevorzugter PLZ“, fehlt die Postleitzahl, „ohne PLZ“. Hat eine Teilnehmer:in mit Konto eine eigene Anschrift mit anderer Postleitzahl, steht dort zusätzlich orange „Eigene Anschrift: PLZ {PLZ}“ mit dem Hinweis „Die Anschrift der Teilnehmer:in hat eine andere Postleitzahl als die Anschrift im Konto. Die bevorzugten Postleitzahlen richten sich nach der Anschrift im Konto.“; nicht bei Anmeldungen mit abgemeldet, abgelehnt oder ohne Platz.
Noch nicht benachrichtigtEine gesammelte Änderung zeigt die Karte in der Farbe ihres Ziels mit „neu zugesagt · noch nicht benachrichtigt“, „auf die Warteliste gesetzt · …“, „zurückgesetzt · …“ oder „abgesagt · …“; nur im Reiter Zuteilen eines Angebots.
„W{Nummer}“Der Wunsch, den die Teilnehmer:in der Anmeldung gegeben hat: „Wunsch {Nummer} von {Anzahl} — so hat die Teilnehmer:in priorisiert“. W1 rot gefüllt, W2 hellrot, die übrigen umrandet. Nur, wenn die Anmeldephase Maximale Anmeldungen pro Teilnehmer:in begrenzt.
WarndreieckDie Teilnehmer:in hat in derselben Saison einen Platz oder eine offene Anmeldung in einem anderen Angebot zur selben Zeit: „Überschneidet sich mit {Angeboten}“. Andere Termine desselben Angebots zählen nicht; abgesagte Angebote und Anmeldungen mit abgemeldet, abgelehnt oder ohne Platz auch nicht.
„Einwilligung ausstehend“Die Anmeldung wurde mit offenen Einwilligungen angelegt; mit einem Symbol für Link an die Familie senden (Anmeldungen).

Freunde-Anmeldung

Teilnehmer:innen, die denselben Freunde-Code halten, stehen in jeder Spalte außer Nicht dabei als ein Kasten an der Stelle der ersten von ihnen. So zieht sie auch die Verlosung: als einen Platzblock (Freunde-Code). Ein Code, den nur eine Teilnehmer:in hält, bildet keinen Kasten.

ElementBedeutung
KopfFreunde-Anmeldung, der Code und „{Anzahl} zusammen angemeldet · alle oder keiner“
„Getrennt — {Vorname} {Status}, …“Nicht alle Teilnehmer:innen des Codes stehen in dieser Spalte; der Kasten ist rot umrandet. Status z. B. zugeteilt, auf Warteliste, offen, nicht dabei oder „nicht angemeldet“.
„Braucht {Anzahl} Plätze · {Anzahl} frei“In Zu entscheiden, wenn die Gruppe mehr Plätze braucht, als frei sind
Alle {Anzahl} zusagen, Alle {Anzahl} auf WartelisteIn Zu entscheiden. Alle {Anzahl} zusagen fehlt, wenn die Plätze nicht reichen. Sind die übrigen Teilnehmer:innen schon zugeteilt, heißt die Schaltfläche {Vornamen} auch zusagen.
{Vornamen} dazuholenIn Zugeteilt, wenn Teilnehmer:innen des Codes noch auf neu stehen; sagt ihnen zu.
RückfrageWer eine Teilnehmer:in einzeln zusagt oder auf die Warteliste setzt, während andere des Codes im selben Status stehen, sieht: „{Vorname} ist per Freunde-Anmeldung nur zusammen mit {Vornamen} angemeldet.“ mit Alle {Anzahl} zusagen (bei zu wenig Plätzen „Alle {Anzahl} zusagen ({Anzahl} frei)“), „Nur {Vorname} zusagen“ und Abbrechen; für die Warteliste entsprechend.

Termine einer Anmeldung

Hat sich eine Teilnehmer:in für mehrere Termine desselben Angebots angemeldet, steht auf der Karte „Für {Anzahl} von {Anzahl} Terminen“, dazu „· will alle“ oder „· einer reicht“. Die Familie wählt das bei der Anmeldung zum zweiten Termin.

HinweisWannAktion
„Hat Termin {Nummer} bekommen — einer reicht.“Ein Termin reicht, ein anderer Termin ist zugeteilt, und diese Anmeldung ist weder zugeteilt noch abgemeldet.Hier abmelden
„Will alle Termine — {Anzahl} von {Anzahl} zugesagt.“Alle Termine gewünscht, diese Anmeldung ist zugeteilt, andere nicht.Überall zusagen sagt die übrigen Termine zu. Ist ein Termin voll, lautet der Hinweis „Will alle Termine — {Anzahl} von {Anzahl} zugesagt, Termin {Nummer} ist voll.“, ohne Aktion.
„Will alle — Termin {Nummer} schon zugesagt.“Alle Termine gewünscht, diese Anmeldung steht auf neu, ein anderer Termin ist zugeteilt.Hier auch zusagen

Dialog „Automatische Zuteilung“

Der Dialog öffnet sich über Automatische Zuordnung auf der Seite Plätze zuordnen.

FeldBedeutungWerteStandardAuswirkung
Überhang-Teilnehmer:innen sollen…Was mit Anmeldungen geschieht, die in der Verlosung unterliegen…auf die Warteliste, …abgelehnt werdenauf die WartelisteWarteliste: bis zur Größe Warteliste Überbuchung der nächsten, noch nicht begonnenen Windhundphase, je Angebot; ohne solche Phase unbegrenzt. Abgelehnt: Status ohne Platz.
Auch Angebote zulosen, die die Mindestteilnahmezahl nicht erreichenAngebote unter ihrer Mindestzahl einbeziehenan, ausausAus: Solche Angebote bleiben unbearbeitet, ihre Anmeldungen stehen weiter auf neu.
ElementInhalt
Hinweis im Dialog„Es werden nur Anmeldungen mit „neu“ zugeteilt. Alle anderen bleiben unberührt.“
Rückfrage„Wollen Sie die automatische Zuteilung jetzt starten?“ – „Sie können die Aktion nicht rückgängig machen.“
Nach dem StartMeldung Zulosung gestartet. Die Seite ist gesperrt, bis die Verlosung fertig ist: „Die Bearbeitung ist gerade gesperrt. Laden Sie die Seite in einem Moment neu.“
PhasenDie automatische Zuteilung prüft keine Phase. Sie lässt sich jederzeit starten, auch während einer laufenden Losphase.

Regeln der automatischen Zuteilung

RegelInhalt
UmfangAngebote der Saison mit Online-Anmeldung, nicht abgesagt, mit Anmeldungen. Nur Anmeldungen im Status neu.
AblageJedes Ergebnis landet in einem Stapel. Familien erfahren nichts, bis der Stapel festgeschrieben ist.
Nicht überbuchtes AngebotAlle Anmeldungen im Status neu erhalten nimmt teil. Ausnahme: Hat eine Teilnehmer:in schon einen Platz in einer anderen Variante desselben Angebots, wird die Anmeldung abgemeldet (Grund „Kollidiert mit zugeloster Variante“). Anmeldungen mit eingeschränkter Verarbeitung (Betroffenenrechte) bleiben unbearbeitet.
Überbuchtes AngebotDie Plätze werden verlost. Angebote mit den meisten unbearbeiteten Anmeldungen kommen zuerst.
Freunde-CodeTeilnehmer:innen mit demselben Freunde-Code erhalten nur gemeinsam Plätze: alle oder keine (Freunde-Code). Die Zuteilen-Ansicht zeigt sie als Freunde-Anmeldung.
GewichtungWunsch-Priorität (45 %), Pech-Ausgleich in diesem Lauf (25 %), wenige Anmeldungen (30 %). Der Zufall entscheidet zwischen gleich gewichteten Anmeldungen.
Bevorzugte PostleitzahlenGilt nur, wenn Bevorzugte Postleitzahlen gesetzt ist (Einstellungen). Teilnehmer:innen aus diesen Postleitzahlen erhalten zuerst einen Platz, so weit die Plätze reichen; unter ihnen entscheidet die Gewichtung. Die übrigen Plätze gehen nach der Gewichtung an alle anderen.
Postleitzahl einer Teilnehmer:inStammt aus der ersten Anschrift ihres Teilnahmekontos, auch wenn sie eine eigene Anschrift hat. Ohne Konto aus ihrer eigenen Anschrift, sonst aus der Anschrift der Anmeldung. Fehlt die Postleitzahl, zählt die Teilnehmer:in nicht als ortsansässig.
Reihenfolge der WartelisteWer keinen Platz erhält, kommt in der Reihenfolge auf die Warteliste, in der die Verlosung Plätze vergibt: zuerst Teilnehmer:innen aus bevorzugten Postleitzahlen, dann nach der Gewichtung; bei Gleichstand entscheidet der Zufall. Sie stehen hinter allen, die schon warten. Ist die Warteliste begrenzt, erhalten die Ersten dieser Reihenfolge die Plätze auf der Warteliste. Die Reihenfolge lässt sich in der Zuteilen-Ansicht durch Ziehen ändern.
AusschlussAusgeschlossene Anmeldungen erhalten keinen Platz. Die Gründe stehen unter Entscheidungsgründe.
ProtokollJede Entscheidung steht mit Grund im Zeitstrahl der Anmeldung; Akteur „Losverfahren“.

Entscheidungsgründe

Die Gründe sieht nur das Admin-Panel, z. B. in der Spalte Nicht dabei der Zuteilen-Ansicht.

GrundBedeutung
„Im Losverfahren unterlegen“Kein Platz; Option …abgelehnt werden
„Warteliste erschöpft“Kein Platz, weil die Warteliste voll ist
„Bereits für einen Termin zugelost“Die Teilnehmer:in hat schon einen Platz in einer Variante
„Kollidiert mit zugeloster Variante“Die Teilnehmer:in hat schon einen Platz in einer Variante; bei einem nicht überbuchten Angebot
„Außerhalb des bevorzugten PLZ-Gebiets“Nur in Einträgen früherer Verlosungen. Die Verlosung schließt niemanden mehr wegen der Postleitzahl aus.
„Keine teilnahmeberechtigte Anmeldung im Los“Die Anmeldung überschreitet Maximale Anmeldungen pro Teilnehmer:in

Stapel

MerkmalInhalt
InhaltStatusänderungen, die nicht festgeschrieben sind: Ergebnisse der automatischen Zuteilung, Änderungen im Modus Erst sammeln und Änderungen ohne Anmeldestatus festschreiben
Neue ÄnderungenLanden im Stapel ihrer Saison, der wie die Saison heißt. Gibt es ihn nicht, legt fepli ihn an. Das gilt für die automatische Zuteilung und für Änderungen im Modus Erst sammeln.
Status einer Anmeldung im StapelIm Admin-Panel sichtbar. Familien sehen „Warten auf Zuteilung“.
E-MailKeine
ZahllastKeine; die Spalte bestätigt zeigt unbestätigt

Seite „Anmeldungen festschreiben“

Zugang: Stapel-Symbol in der Kopfzeile. Sichtbar für: Admins.

Ein Stapel mit den Ergebnissen der Verlosung der Sommerferien 2027.

ElementInhalt
Stapel-SymbolIn der Kopfzeile, mit der Zahl der Anmeldungen in allen Stapeln. Nur bei mindestens einer offenen Anmeldung. Das Menü zeigt je Angebot die Zahl der Anmeldungen nach Status, Im Brett führt zu seinem Reiter Zuteilen; Stapel festschreiben führt zu dieser Seite, liegt der Stapel zu genau einem Angebot, heißt die Schaltfläche Festschreiben & senden und öffnet gleich dessen Nachricht.
Dashboard-Kachel „Zulosungen festschreiben: {Saison}“Erscheint für Admins je nicht archivierter Saison, deren Anmeldungen in einem Stapel warten, und führt zu dieser Seite (Oberfläche).
Segment der StapelEin Segment je Stapel: „Stapel {Nummer}“, bei einem Stapel mit Namen „Stapel {Nummer} ({Name})“, z. B. mit dem Namen der Saison
Einleitung„Hier sammeln sich Statusänderungen aus der Platzvergabe. Familien sehen sie erst, wenn der Stapel festgeschrieben ist.“
ListeSuche (Platzhalter „Kind oder Angebot …“), je Saison die Anmeldungen des Stapels: Kind, Angebot mit erstem Tag, bisheriger und neuer Status mit Pfeil dazwischen, ⇄ verschiebt die Anmeldung in einen anderen Stapel: „In {Name} verschieben“, bei mehr als einem anderen Stapel „In anderen Stapel verschieben …“ mit einem eigenen Bereich, sonst „In neuen Stapel verschieben“. Eine Mehrfachauswahl bietet dasselbe für alle ausgewählten Anmeldungen.
Kennzahlen des StapelsAnmeldungen, Familien, zugesagt, Warteliste, abgesagt (nur über 0); fehlt Anmeldungen die E-Mail-Adresse, ein Hinweis dazu
Familien benachrichtigenFestschreiben und benachrichtigen („Jede Familie bekommt eine E-Mail mit allen Änderungen ihrer Kinder.“) oder Nur festschreiben („Status gilt sofort, keine E-Mail. Etwa wenn Sie selbst anrufen.“). Standard: Festschreiben und benachrichtigen
Schaltfläche„An {Anzahl} Familien senden …“ (öffnet die Nachricht) oder „{Anzahl} festschreiben …“ (öffnet den Dialog Nur festschreiben)
Nach dem Festschreiben„Stapel festgeschrieben“ – „Die E-Mails gehen im Hintergrund raus, meist innerhalb von 2 Minuten.“ mit Versand im Postausgang ansehen, oder ohne Rundmail „Die Änderungen gelten jetzt. Es wurde keine E-Mail verschickt.“
Leer„Alle Familien sind informiert“ – „Kein Stapel wartet. Neue Änderungen aus der Platzvergabe landen hier.“

Nachricht und Vorschau

„An {Anzahl} Familien senden …“ öffnet rechts die Nachricht als Rundmail, mit Betreff und Text aus Kommunikation > Benachrichtigungen > Zulassungsbescheide; die Änderungen je Kind und der Abmeldelink kommen von selbst dazu. Vorschau ansehen speichert die Nachricht als Entwurf und zeigt sie Familie für Familie; Text bearbeiten öffnet die Nachricht erneut. An {Anzahl} Familien senden verschickt die Rundmail und schreibt mit dem Versand die Entscheidungen fest.

Nur festschreiben

Der Modus Nur festschreiben öffnet die Rückfrage „{Anzahl} Anmeldungen festschreiben?“ – „Der Status gilt ab sofort. Es geht keine E-Mail raus. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“ – Festschreiben.

Festschreiben wirkt auf den gewählten Stapel:

WirkungInhalt
ZahllastEntsteht für bestätigte Anmeldungen mit Gebühr, außer das Angebot hat Nicht online abrechnen.
StapelWird geleert.
RundmailNur im Modus Festschreiben und benachrichtigen: eine E-Mail je Familie mit allen Änderungen ihrer Kinder, steht danach im Postausgang.
PhasenJede gerade laufende Phase Zuteilung von Plätzen endet jetzt.
WartelisteSteht keine Anmeldephase mehr bevor, rückt die Warteliste eines Angebots wieder automatisch nach, sobald über jede seiner Anmeldungen entschieden ist und nichts mehr zu ihm im Stapel liegt (Nachrücken).

Dialog „Plätze erhöhen“

Die drei Einstellungen unter der Höchstzahl erscheinen nur bei einem Angebot mit Warteliste.

ElementInhalt
Anzahl Plätze erhöhenIm Menü Weitere Aktionen eines Angebots. Nur bei Online-Anmeldung und für alle, die das Angebot bearbeiten dürfen.
FeldBedeutungStandardAuswirkung
Neue Höchstzahl Teilnehmer:innenNeue Platzzahlbisherige Zahl + 1Setzt Maximale Plätze.
Automatisch nachrückenWarteliste auffüllenanPersonen der Warteliste rücken auf freie Plätze nach, unabhängig von der Phase und vom Schalter Warteliste rückt automatisch nach der Saison. Nicht bei abgesagten Angeboten und nicht nach Beginn des ersten Termins. Nur sichtbar, wenn es eine Warteliste gibt.
Anmeldestatus festschreibenNachrücken sofort festschreibenanDie Zahllast entsteht sofort.
Teilnehmer:in benachrichtigenE-Mail an Nachrückendean„Ihr Kind ist auf die Teilnehmerliste gerückt“
ElementInhalt
Rückfrage „Warteliste auffüllen?“Erscheint, wenn Sie ein Angebot mit höherer Platzzahl speichern: „Es sind Plätze frei geworden. Sollen Personen von der Warteliste automatisch nachrücken?“ – Teilnahmeliste auffüllen
Bedingung der RückfrageEs gibt freie Plätze und eine Warteliste, und das Angebot ist noch nicht vorbei.
Zurück← PhasenWeiterTeilnahmestatus →