Veranstalter:innen
Ein Veranstalter-Profil stellt eine Organisation, die Angebote durchführt, auf der Website vor und legt fest, wer zu ihrem Team gehört.
Liste
Ort: Veranstalter:innen. Sichtbar für: Admins.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Saison-Umschalter | Zeigt Veranstalter:innen mit Angeboten in den gewählten Saisons. |
| Einladungen | Öffnet, wer noch nicht angenommen hat: Reiter Veranstalter (neue Organisationen, noch ohne Profil) und Personen (Einladungen in ein Profil oder zu einzelnen Angeboten), je mit Ziel, Frist, Erneut senden, Link kopieren und Zurückziehen; eine abgelaufene Einladung erscheint gelb. Veranstalter einladen am Fuß öffnet Veranstalter:innen einladen. |
| Neu anlegen | Öffnet ein Seitenfenster für Name, Kontakt und Anschrift. Kürzel, Text und Logo ergänzen Sie danach im Profil. |
| Spalten | Name (mit Logo), Telefon, E-Mail-Adresse, Zugriff (Gesichter der Mitglieder; ein Kalender-Zeichen bei Zugriff nur auf einzelne Angebote, grau bei einer noch nicht angenommenen Einladung; bis zu 5, dann „+{Anzahl}“), Angebote (Anzahl in den gewählten Saisons) |
| Suche, Sortierung | Name, Ort oder Person; Name, Datum, Anzahl Angebote |
| Exportieren | Excel-Datei |
Ein Klick auf die Zeile öffnet das Profil in einem Seitenfenster.
| Zeilenaktion | Wirkung |
|---|---|
| Öffnen | Öffnet das Profil als eigene Seite, mit dem Reiter Details |
| Bearbeiten | Öffnet den Reiter Stammdaten |
| Angebote anzeigen | Öffnet die Angebotsliste, gefiltert nach dem Profil |
| Rundmail | Rundmail an die Konten dieses Profils |
| Konto einladen | „Eine Person per E-Mail in dieses Profil holen. Kein neues Profil.“ |
| Konto anlegen | „Sie tragen Name und E-Mail-Adresse selbst ein; die Einladung mit Anmeldelink geht sofort oder später raus.“ |
| Löschen | Dialog „Veranstalter:in „{Name}“ löschen?“ (Veranstalter:in löschen) |
Profil
Das Profil hat die Reiter Details, Stammdaten und Team.
| Abschnitt | Feld | Bedeutung | Werte | Auswirkung |
|---|---|---|---|---|
| Basisdaten | Name | Name der Organisation | Text | „Name und Logo stehen auf der Website bei jedem Ihrer Angebote. Die Beschreibung steht auf Ihrer Profilseite, zu der jedes Angebot verlinkt.“ Der Link auf der Angebotsseite heißt Zu den Veranstalter:innen. |
| Alias | Teil der Adresse | automatisch | – | |
| Logo | Logo | JPG, PNG, WebP, SVG; höchstens 1 MB | Ohne Logo zeigt die Website Initialen. | |
| Über die Organisation | Beschreibung | Text | Erscheint auf der Profilseite der Website. | |
| Kontaktdaten | E-Mail-Adresse, Website, Telefon, Mobilnummer, Faxnummer | Kontakt | Text | „So erreichen Interessent:innen Sie bei Fragen zu einem Angebot.“ |
| Postanschrift | Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land | Sitz der Organisation | eine Anschrift | Veranstaltungsorte stehen am Angebot. |
Die Website zeigt je Veranstalter:in eine Profilseite mit Beschreibung, Logo und veröffentlichten Angeboten; Änderungen wirken sofort bei allen Angeboten.
Team
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Team-Mitglieder | Konten mit Zugriff: Mitglied oder „{Anzahl} Angebote“ (einzeln freigegeben), Aktiv oder Gesperrt |
| Einladungen | „eingeladen von {Name} · Link läuft in {Anzahl} Tagen ab“ (ein angefangener Tag zählt mit), Status Eingeladen; Erneut senden verlängert die Frist und schickt die Persönliche Notiz erneut mit, Zurückziehen macht den Link sofort ungültig. Abgelaufene Einladungen verschwinden aus dem Team. |
| Konto einladen | Öffnet ein Seitenfenster, in das Sie Adressen eingeben. Vorhandenes Konto: Konto vorhanden, sofort zugeordnet. Schon im Team: schon dabei, übersprungen. Neue Adresse: Registrierungslink, gültig für die Tage unter Einladungen gültig für. Feld Persönliche Notiz (optional; „Steht oben in der E-Mail. …“): steht in der E-Mail unter der Anrede, vor dem Text der Vorlage. Schaltfläche Zugriff geben & einladen; sie ist gesperrt, solange keine Adresse Zugriff erhält oder eine Eingabe keine E-Mail-Adresse ist: „Ungültig. {E-Mail} ist keine E-Mail-Adresse – korrigieren oder entfernen.“ |
| Zugriff entziehen | In jeder Zeile eines Kontos. Rückfrage: „{Name} verliert den Zugriff auf {Profil}: die Mitgliedschaft und jedes einzeln freigegebene Angebot. Das Konto bleibt bestehen.“ Meldung: „{Name} arbeitet nicht mehr für {Profil}.“ Wirkt wie Zuordnung entfernen im Konto (Konten). |
| Angenommene Einladung | Nimmt jemand eine Einladung ins Team an, die ein Mitglied des Profils oder ein Service-Account verschickt hat, erhält jeder aktive Admin einen Eintrag in der Glocke: „{Absender:in} hat {Name} ins Team eingeladen“, darunter „Angenommen · Mitglied: alle Angebote, Stammdaten und Team“, das Profil und Zugriff. Der Eintrag führt zu diesem Reiter. fepli verschickt dazu keine E-Mail. Einladungen von Admins erzeugen keinen Eintrag; ist die Absender:in gelöscht, steht „Unbekannt“. |
| Hinweis | „Mitglieder sehen und bearbeiten sämtliche Angebote von {Name} — auch künftige. Wer nur einzelne Angebote betreut, steht mit diesen daneben.“ |
Veranstalter:innen einladen
Zugang: Einladungen in der Liste, dort Veranstalter einladen am Fuß. Die Einladung richtet sich an neue Organisationen, die noch kein Profil haben.
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| E-Mail-Adressen | Adressen eingeben oder einfügen; Komma, Semikolon und Zeilenumbruch trennen die Adressen. Übersprungen werden nur Adressen, deren Konto schon zu einem Veranstalter-Profil gehört: „{E-Mail} gehört bereits zu {Profil}.“ Ein Konto ohne Veranstalter-Profil erhält die Einladung; die Registrierung ordnet ihm das neue Profil zu. |
| Was passiert | „Jede Adresse erhält einen persönlichen Registrierungslink, {Anzahl} Tage gültig. Wer ihn nutzt, wird als neues Veranstalter-Profil mit Konto angelegt. Bis dahin steht die Adresse in der Liste als eingeladen.“ |
| Weiter zur Nachricht | Verkürzte Rundmail mit der Vorlage der Einladung; Vorschau ansehen, „{Anzahl} Einladungen senden“. Rückfrage: „… Verschickte E-Mails lassen sich nicht zurückholen; einen Link machen Sie unter Einladungen mit „Zurückziehen“ ungültig.“, Einladungen verschicken |
| Annehmen | Der Link öffnet die Seite Willkommen mit Ihre Zugangsdaten (Vorname, Nachname, So melden Sie sich an: Passkey oder Passwort mit mindestens 8 Zeichen) und Ihre Organisation; Registrierung absenden. Das neue Konto ist sofort angemeldet; mit Passkey folgt Passkey einrichten (Profil), mit Passwort das Dashboard mit „„{Profil}“ ist angelegt. Sie sind angemeldet und können Angebote einreichen.“ Gibt es zur Adresse schon ein Konto, fragt die Seite nur nach der Organisation, und danach erscheint „„{Profil}“ ist angelegt. Melden Sie sich mit {E-Mail} an, um Angebote einzureichen.“ |
| Ungültiger Link | „Diese Einladung gilt nicht mehr“: abgelaufen, zurückgezogen oder schon benutzt |
| Gültigkeit | Einstellungen > Anmeldung > Veranstalter:innen > Einladungen gültig für; leer: 14 Tage. Die Hinweistexte und die Standardvorlage der Einladung („Der Link ist {Anzahl} Tage gültig.“) nennen die eingestellte Zahl von Tagen. Die Einstellung gilt auch für Einladungen in ein Veranstalter-Profil und zu einem Angebot. |
Registrierung ohne Einladung
Die Registrierung gibt es nur, wenn Registrierung ohne Einladung eingeschaltet ist (Einstellungen); die Anmeldeseite zeigt dann „Noch kein Konto? Als Veranstalter:in registrieren“.
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| Veranstalter:in, Ansprechperson, Prüfen | Angaben zur Organisation und zur Person; Registrierung absenden. Ein Passwort wird nicht abgefragt. Häufige Registrierungen vom selben Anschluss werden gedrosselt. |
| Registrierung eingegangen | Stufen Eingegangen, Prüfung durch das Team, Freischaltung & Anmeldelink |
| Ergebnis | Ein gesperrtes Konto der Kontoart Veranstalter:in und die Benachrichtigung Veranstalter:in registriert an das Team, mit Link auf die Konten |
| Adresse mit Konto | Gehört die E-Mail-Adresse schon zu einem Konto, legt fepli nichts an, und die Seite zeigt dasselbe. Das Konto erhält einen Anmeldelink; ein Konto ohne Zugang zum Admin-Panel, etwa ein Teilnahmekonto, erhält stattdessen die E-Mail „Anmeldelink nicht verfügbar“ (Anmeldung und Profil). Gesperrte Konten und Konten mit abgeschaltetem Anmeldelink erhalten nichts. |
| Freischaltung | Die Einstellungsseite zeigt „{Anzahl} Bewerbungen warten auf Freischaltung.“ mit In der Liste Konten prüfen. Freigeschaltet wird im Konto unter Zugang > Konto entsperren (Konten): „Eine Registrierung ohne Einladung, noch nicht freigeschaltet. Entsperren schaltet sie frei und schickt einen Anmeldelink an {E-Mail}, {Anzahl} Tage gültig.“ Der Anmeldelink gilt so lange, wie Einladungen gültig für festlegt, ohne Eintrag 14 Tage, und lässt sich nur einmal verwenden. |
| Löschung | Nicht freigeschaltete Registrierungen löscht fepli nach 4 Tagen. Konten, die das Team oder die API gesperrt anlegt, gelten nicht als Registrierung und bleiben. |
Veranstalter:in löschen
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Dialog | „Veranstalter:in „{Name}“ löschen?“ – „Das Profil wird entfernt. Konten und Angebote bleiben erhalten. Nicht umkehrbar.“ |
| Veranstalter:in löschen | Löscht das Profil. Die Konten behalten ihre Kontoart. |
Stammdaten für Veranstalter:innen
Ort: Stammdaten in der Seitenleiste. Sichtbar für: Konten ohne Kontoart Admin.
| Element | Inhalt |
|---|---|
| Reiter je Organisation | Bei mehreren Veranstalter-Profilen ein Reiter je Profil |
| Reiter Stammdaten | Eine Spalte mit den Abschnitten Profil (Logo JPG, PNG oder WebP bis 1 MB, kein SVG; Beschreibung; Hinweis wie bei Basisdaten), Kontakt, Adresse |
| Reiter Team | Mitglieder und Einladungen; Mitglied einladen mit E-Mail-Adresse und Einladung senden; das Seitenfenster nennt unter Was die Person erhält die Gültigkeit des Links („Eine E-Mail mit dem Einladungslink, {Anzahl} Tage gültig“). Einladung senden ist gesperrt, bis eine Adresse eingetragen ist, die eingeladen werden kann. Sonst steht der Grund unter dem Feld: „{E-Mail} ist keine E-Mail-Adresse.“ oder „{Name} ist bereits Mitglied dieses Teams.“ |
| Kopf | „{Anzahl} Mitglieder“, „{Anzahl} Einladungen offen“ |
| Einladung annehmen | Die eingeladene Person öffnet den Link. Hat sie schon ein Konto, meldet sie sich an und wählt Einladung akzeptieren. Sonst gibt sie Vorname und Nachname ein, wählt unter So melden Sie sich an Passkey oder Passwort und dann je nach Wahl Mit Passkey annehmen oder Einladung akzeptieren. Ein neues Konto ist danach angemeldet; mit Passkey folgt Passkey einrichten. Danach ist sie Mitglied. |