Auf den Ausfall eines Angebots reagieren

Drei Tage vor der Kanutour am 15.07.2027 führt der Fluss Hochwasser, und die Tour kann nicht stattfinden. Der Sportverein Musterstadt bietet am selben Tag Klettern in der Halle als Ersatz an. Sie übertragen die Teilnehmer:innen, deren Familien zusagen, sagen die Kanutour ab und erstatten bezahlte Beiträge. Sie brauchen etwa 45 Minuten, verteilt über zwei Tage.

Was Sie brauchen

• Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Zahlungen einsehen und erstellen.
• Die veröffentlichte Kanutour in der Saison „Sommerferien 2027“ mit der Anmeldeart Anmeldung über die Website und einem Beitrag von 15,00 €. Zehn Teilnehmer:innen haben einen Platz, zwei stehen auf der Warteliste, und sieben Familien haben bezahlt.
• Das Angebot „Klettern in der Halle“ des Sportvereins Musterstadt am 15.07.2027, ebenfalls mit Anmeldung über die Website und 15,00 €. Es hat zwölf Plätze, neun davon sind belegt.
• Die Zusage des Vereins, dass die Halle bis zu 15 Teilnehmer:innen aufnimmt.

Schritt 1 – Das Ersatzangebot prüfen

Einen neuen Termin für die Kanutour gibt es in diesen Ferien nicht. Mit einem Ersatzangebot am selben Tag behalten die Familien ihren geplanten Ferientag. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob das Klettern am richtigen Tag stattfindet und wie viele Plätze frei sind.

Unter Termin steht der 15.07.2027, und unter Plätze steht „9 / 12“: Drei Plätze sind frei.

Schritt 2 – Die Familien fragen

fepli überträgt Teilnehmer:innen, ohne die Familien zu fragen. Damit nur wechselt, wer das Klettern will, fragen Sie vorher per Rundmail nach. Die Antworten gehen an die Antwortadresse Ihrer Instanz, auch wenn Antworten im System empfangen eingeschaltet ist.

Die Rundmail hat jetzt den Status Versendet, und Versand nachverfolgen zeigt die Zustellung. Bis zur Frist sagen sechs Familien zu.

Schritt 3 – Plätze im Ersatzangebot erhöhen

Sechs Familien haben zugesagt, frei sind im Klettern aber nur drei Plätze. Beim Übertragen mit dem Status nimmt teil prüft fepli die Platzzahl nicht, deshalb erhöhen Sie sie vorher auf die 15 Plätze, die der Verein zugesagt hat. Hätte das Klettern eine Warteliste, würden Wartende auf die neuen Plätze nachrücken, siehe Plätze eines Angebots erhöhen.

Die Meldung „Plätze erhöht“ erscheint, und im Reiter Teilnahmeliste steht unter Plätze jetzt „9 / 15“.

Schritt 4 – Teilnehmer:innen übertragen

Beim Übertragen legt fepli im Klettern neue Anmeldungen an und löscht die bisherigen in der Kanutour. Bezahlte Beiträge wandern mit, und weil beide Angebote 15,00 € kosten, bleibt keine Differenz. Übertragen Sie vor der Absage, denn die Absage-Mail erreicht nur, wer dann noch einen Platz in der Kanutour hat.

Die Meldungen „6 Anmeldungen übertragen.“ und „Teilnehmer:innen benachrichtigt“ erscheinen. Die Familien erhalten für das Klettern die E-Mail „Anmeldebestätigung“ aus der Benachrichtigung Anmeldung bestätigt (Windhund).

Schritt 5 – Die Kanutour absagen

In der Kanutour haben jetzt noch vier Teilnehmer:innen einen Platz. Mit der Absage erhalten ihre Familien eine E-Mail, und ihre Zahllast erlischt. Der Standardtext nennt als Grund nur „aus organisatorischen Gründen“, deshalb ergänzen Sie den Grund und einen Satz zur Erstattung.

Die Drawer zeigt vorher, wer einen Platz hat (Nimmt teil) und wer auf der Warteliste steht; nur wer einen Platz hat, bekommt die Nachricht. Im Kopf des Angebots steht jetzt der Status Abgesagt, und im Postausgang steht der Versand der vier E-Mails.

Schritt 6 – Die Warteliste informieren

Die Absage-Mail erreicht nur Familien mit Platz. In ein abgesagtes Angebot rückt niemand von der Warteliste nach, deshalb bleiben die zwei Familien dort. Von der Absage erfahren sie nur, wenn Sie ihnen schreiben.

Versand nachverfolgen zeigt jetzt die E-Mails an die zwei Familien auf der Warteliste.

Schritt 7 – Bezahlte Beiträge erstatten

Drei der vier Familien, die ihren Platz verloren haben, hatten schon bezahlt. fepli führt ihre Anmeldungen unter Erstattung fällig, zahlt aber nicht von selbst zurück. Ein Guthaben lohnt sich nur, wenn eine Familie bald wieder bucht, deshalb zahlen Sie die Beiträge hier aus.

Unter Erstattung fällig steht keine Anmeldung der Kanutour mehr, und jede der drei Familien hat einen Stornobeleg erhalten.

Was Sie erreicht haben

Sechs Teilnehmer:innen haben einen bestätigten Platz im Klettern, und ihre bezahlten Beiträge gelten dort weiter. Die Kanutour ist abgesagt, alle Familien der Teilnahmeliste und der Warteliste wissen Bescheid, und die drei bezahlten Beiträge sind erstattet.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

• Wenn es kein Ersatzangebot gibt, sagen Sie das Angebot ab und erstatten die Beiträge: Angebot absagen.
• Wenn die Kanutour an einem anderen Tag stattfinden kann, ändern Sie im Angebot den Termin. fepli meldet einen neuen Termin nicht von selbst, deshalb schreiben Sie die Familien an: Teilnehmer:innen eines Angebots anschreiben.
• Wenn die Kanutour doch stattfindet, stellen Sie sie wieder her: Abgesagtes Angebot wiederherstellen. Die vier Familien mit Platz erhalten eine E-Mail, und ihre Zahllast lebt wieder auf. Übertragene Teilnehmer:innen bleiben im Klettern.
• Wenn ein Angebot bei der Zuteilung die Mindestzahl an Teilnehmer:innen nicht erreicht: Über ein Angebot unter der Mindestzahl entscheiden.

Wie es weitergeht

• Teilnehmer:innen in ein anderes Angebot übertragen
• Beiträge nach einer Absage erstatten
• Wie Zahllast, Beleg und Guthaben zusammenhängen