fepli Handbuch

Mit der Rundmail schreiben Admins und Veranstalter:innen viele Teilnehmer:innen oder Veranstalter:innen auf einmal an.

Zugänge

Ort	Beschriftung	Vorbelegung
Kommunikation	Rundmail	–
Saison, Reiter	Rundmail	Saison fest; Nur mit Angebot an
Angebot, Aktionsmenüs	Rundmail	Gruppe Teilnehmer:innen, dieses Angebot
Teilnahmeliste	Anschreiben („Teilnehmer:innen mit Zusage anschreiben“)	Gruppe Teilnehmer:innen, dieses Angebot, nur nimmt teil
Veranstalter:innen, Zeile	Rundmail	Gruppe Veranstalter:innen, dieses Profil
Zahlungen	Zahlungslink senden	Modus Zahlungserinnerung (Zahlungen)
Veranstalter:innen	Einladen	Modus Einladung (Veranstalter:innen)

Regel	Inhalt
Veranstalter:innen	Erreichen die Rundmail nur über ein Angebot, dessen Teilnahmeliste sie gerade öffnen dürfen (Teilnahmeliste) und zu dessen Veranstalter-Profilen sie als Mitglied gehören; sonst: „Bitte rufen Sie die Rundmail-Funktion direkt über das Angebot auf.“ Ohne ein solches Angebot erreicht ihre Rundmail niemanden. Wer ein Angebot nur einzeln über Zugriff betreut, sieht dort weder Rundmail noch Anschreiben.
Einverständnis der Veranstalter:innen	Verlangt eine gewählte Saison es und hat die Person es noch nicht gezeichnet, blockiert Einverständnis erforderlich mit „Ich verpflichte mich zur Vertraulichkeit und zeichne“ das ganze Werkzeug. Gilt auch für Admins.

Regel

Inhalt

Veranstalter:innen

Erreichen die Rundmail nur über ein Angebot, dessen Teilnahmeliste sie gerade öffnen dürfen (Teilnahmeliste) und zu dessen Veranstalter-Profilen sie als Mitglied gehören; sonst: „Bitte rufen Sie die Rundmail-Funktion direkt über das Angebot auf.“ Ohne ein solches Angebot erreicht ihre Rundmail niemanden. Wer ein Angebot nur einzeln über Zugriff betreut, sieht dort weder Rundmail noch Anschreiben.

Einverständnis der Veranstalter:innen

Verlangt eine gewählte Saison es und hat die Person es noch nicht gezeichnet, blockiert Einverständnis erforderlich mit „Ich verpflichte mich zur Vertraulichkeit und zeichne“ das ganze Werkzeug. Gilt auch für Admins.

Schritte

Schritt	Inhalt	Schaltflächen
Verfassen	Empfänger:innen und Nachricht	Weiter zur Prüfung
Prüfen	„Bitte prüfen“: die Mail, wie der erste Empfänger sie bekommt, dazu An, Auswahl, Anhang und Kopie (an Sie oder keine)	Zurück bearbeiten, „An {Anzahl} Empfänger:innen senden“
Rückfrage vor dem Versand	„Rundmail jetzt versenden?“ – „Die E-Mail wird an {Anzahl} Empfänger:innen zugestellt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“	Endgültig versenden
Versendet	Bestätigung, der Versand live verfolgt	Im Postausgang ansehen, Neue Rundmail

Empfänger:innen

Feld	Bedeutung	Werte	Standard	Gilt für
Teilnehmer:innen / Veranstalter:innen	Wer angeschrieben wird	Umschalter	–	wählbar nur für Admins
Nur aktive Veranstalter:innen	„Deaktivierte Konten bleiben außen vor.“	an, aus	an	Veranstalter:innen
Nur mit Angebot	„Wer nie etwas angeboten hat, bekommt nichts.“	an, aus	an; in der Saison fest	Veranstalter:innen
Saisons	„Nur mit Angeboten einer dieser Saisons.“	Auswahl	–	beide; fehlt, wenn die Saison vorgegeben ist
Angebote	„Nur an Teilnehmer:innen aus folgenden Angeboten.“	nur eingrenzen	aus dem Zugang	Teilnehmer:innen; nur bei vorgegebenen Angeboten
Veranstalter-Profile	„Nur an Ansprechpersonen dieser Veranstalter:innen senden.“	nur eingrenzen	aus dem Zugang	nur bei vorgegebenem Profil
Teilnahmestatus	„Nur an Teilnehmer:innen mit dem/den ausgewählten Status.“	nimmt teil, teilgenommen, nicht erschienen, neu, auf Warteliste, E-Mail-Bestätigung ausstehend, Einwilligungen ausstehend, ohne Platz, abgelehnt, abgemeldet; Nur „nimmt teil“, Alle Status. Erlaubt die Installation Veranstalter:innen das Bearbeiten der Teilnahmeliste nicht, erhalten sie nur die Status, die ihre Liste zeigt: nimmt teil, teilgenommen, nicht erschienen und abgemeldet, mit Plätze zuteilen zusätzlich neu und auf Warteliste. abgemeldet erreicht dann nur Anmeldungen, die einmal zugesagt waren; dasselbe gilt für die ausgenommenen Personen und die Anmeldedetails.	nimmt teil und ohne Platz, soweit angeboten	Teilnehmer:innen
Nur unbestätigte Anmeldungen	„Weder bezahlt noch anders bestätigt.“	an, aus	aus	Teilnehmer:innen; nur Admins mit Rolle Zahlungen einsehen und erstellen
Nur mit offener Zahlung	„Ohne Anmeldungen, für die nichts zu zahlen ist.“	an, aus	aus	nur mit Nur unbestätigte Anmeldungen
Zahlungsaufforderung anhängen	„Mit Beleg und Link zum Bezahlen.“	an, aus	aus	nur mit Nur unbestätigte Anmeldungen und eingerichteter Online-Zahlung; ein Beleg je Adresse
Adressen	Liste der Adressen	Empfänger:in entfernen je Adresse	–	–

Hinweis	Bedeutung
„Ohne ausgewählten Status wird niemand angeschrieben.“	Kein Status gewählt
„Diese Rundmail geht auch an Anmeldungen ohne Platz: {Status}.“	Gewählte Status ohne Platz, z. B. ohne Platz
„Keine Empfänger:innen mit der aktuellen Auswahl.“	Die Filter ergeben niemanden.
„{Anzahl} Personen sind ausgenommen: Verarbeitung eingeschränkt oder Widerspruch gegen Werbung.“	Einschränkungen aus den Betroffenenrechten

fepli filtert gesperrte Adressen nicht heraus; der Versanddienst stellt ihnen keine E-Mails zu.

Nachricht

Feld	Bedeutung	Werte	Standard
E-Mail-Betreff	Betreff	Text	–
E-Mail-Text	Text	Markdown; Platzhalter über Platzhalter	–
Anmeldedetails anhängen	„Jede Familie sieht darunter Angebot, Termin und Status ihres Kindes.“	an, aus	an; nur für Teilnehmer:innen
E-Mail-Anhang	Ein PDF	höchstens 6 MB; der Hinweis empfiehlt 1 MB	–
Kopie an mich senden	„Ein Beispiel ohne persönliche Links, an {E-Mail}.“ Im Modus Einladung: „Ein Beispiel mit Platzhalter statt Link, an {E-Mail}.“ Nur für Konten mit E-Mail-Adresse.	an, aus	aus

Token	Verfügbar
`{{ baseUrl }}`, `{{ recipientEmail }}`	immer
`edition.*`	wenn genau eine Saison gewählt ist
`offer.*`	wenn genau ein Angebot gewählt ist
`host.*`	wenn genau ein Profil gewählt ist
Liste mit Beispielen	Platzhalter öffnet Benachrichtigungstokens mit den Spalten Token und Beispiel

Versand

Element	Inhalt
Live-Verfolgung auf Versendet	Fortschritt jeder E-Mail; die Seite aktualisiert sich selbst, ohne dass dafür etwas gewählt werden muss.
Seite Versand verfolgen	Öffnet sich über Versand nachverfolgen im Postausgang, aus der Liste Zuletzt gesendet und nach dem Absagen oder Wiederherstellen eines Angebots sowie nach Zulassungsbescheiden. Sichtbar für: Admins und die Person, die versendet hat.
Zuletzt gesendet	Die letzten Rundmails, mit Anzahl der Empfänger:innen
Gesendete Rundmail	Lässt sich nicht zurückholen.

fepli stellt jede E-Mail einzeln zu und prüft dabei Beleg, Einladung und Anmeldungen erneut:

Lage beim Versand	Wirkung
Beleg inzwischen bezahlt oder gelöscht	Modus Zahlungserinnerung: Die E-Mail an diese Adresse wird nicht verschickt. Mit Zahlungsaufforderung anhängen: Die E-Mail wird ohne Beträge und ohne Jetzt bezahlen verschickt.
Einladung inzwischen angenommen, abgelaufen oder zurückgezogen	Modus Einladung: Die E-Mail an diese Adresse wird nicht verschickt.
Anmeldung inzwischen gelöscht	Sie fehlt in den Anmeldedetails; der Rest der E-Mail wird verschickt.