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Eine Saison abschließen

Die Sommerferien 2027 in Musterstadt sind vorbei. Sie holen mit einem Abschlussbogen die Rückmeldungen der Veranstalter:innen ein, werten sie aus und erstellen den Kassenbericht. Danach vergleichen Sie die Saison mit dem Vorjahr, archivieren sie und löschen fällige Daten. Sie brauchen etwa zwei Stunden, verteilt auf die drei Wochen nach Ferienende.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Kontoart Admin und der Rolle Zahlungen einsehen und erstellen. Für Schritt 9 brauchen Sie ein Konto als Super-Admin.
  • Die Saison „Sommerferien 2027“, deren Veranstaltungszeitraum vorbei ist, und die Saison „Sommerferien 2026“ zum Vergleich.
  • Zahlungen sind für Ihre Instanz eingeschaltet.
  • Fällige Daten werden zur Löschung vorgemerkt, nicht automatisch gelöscht. Das ist die Werkseinstellung (Aufbewahrungsfrist festlegen).

Schritt 1 – Einen Abschlussbogen anlegen

Musterstadt fragt die Veranstalter:innen in diesem Jahr zum ersten Mal mit einem Abschlussbogen, wie ihr Angebot gelaufen ist. Die Frage vom Typ Anwesenheit setzt jede Teilnehmer:in mit Platz auf „teilgenommen“ oder „nicht erschienen“. Erst damit zeigt die Statistik, wer da war.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter Saisons Sommerferien 2027, wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten und dann zu Zahlung & Abschluss. Wählen Sie im Abschnitt Abschlussbögen Bögen verwalten.
  2. Wählen Sie Neuer Bogen.
  3. Geben Sie unter Name des Bogens Rückmeldung Veranstalter:innen ein.
  4. Wählen Sie Frage hinzufügen und dann Anwesenheit.
  5. Geben Sie unter Frage Wer war da? ein.
  6. Wählen Sie Frage hinzufügen und dann Bewertung.
  7. Geben Sie unter Frage Wie zufrieden sind Sie mit der Organisation durch das Team? ein und aktivieren Sie Pflichtfrage.
  8. Wählen Sie Speichern.

Der Bogen mit beiden Fragen und dem geöffneten Menü Frage hinzufügen.

Die Vorschau zeigt den Bogen so, wie Veranstalter:innen ihn beim Abschließen sehen. Weil Überspringbar aus ist, fehlt dort Überspringen, und jedes Angebot braucht eine Rückmeldung.

Schritt 2 – Den Bogen der Saison zuordnen

Welchen Bogen Veranstalter:innen sehen, legt die Saison fest, getrennt für Angebote mit und ohne Online-Anmeldung. Derselbe Bogen eignet sich für beide, denn die Frage Anwesenheit entfällt bei Angeboten ohne Online-Anmeldung. Der Bogen gilt für jedes Angebot, das noch nicht abgeschlossen ist.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter Saisons Sommerferien 2027.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
  3. Wechseln Sie zu Zahlung & Abschluss.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Abschlussbögen in der Zeile 1 · Veranstalter:innen unter Mit Online-Anmeldung Rückmeldung Veranstalter:innen.
  5. Wählen Sie in derselben Zeile unter Ohne Anmeldung ebenfalls Rückmeldung Veranstalter:innen.
  6. Prüfen Sie, dass unter Zum Abschließen erinnern Nur Veranstalter:innen steht.
  7. Wählen Sie Speichern.

Die Seite Zahlung & Abschluss der Saison mit dem Abschnitt Abschlussbögen.

Die Meldung „Sommerferien 2027 ist gespeichert.“ erscheint. Beim nächsten täglichen Lauf erhalten die Veranstalter:innen jedes vergangenen, nicht abgesagten Angebots einmal die Benachrichtigung Veranstaltung hat stattgefunden mit einem Link zum Bogen, wenn der letzte Termin höchstens 30 Tage zurückliegt.

Schritt 3 – An offene Abschlüsse erinnern

Die automatische Erinnerung verschickt fepli je Angebot nur einmal und nur, wenn der letzte Termin höchstens 30 Tage zurückliegt. Angebote aus dem Juli erfasst sie deshalb nicht. Zwei Wochen nach Ferienende sehen Sie in der Auswertung, welche Angebote noch offen sind, und erinnern deren Veranstalter:innen selbst.

  1. Öffnen Sie die Abschlussbögen wie in Schritt 1 über Zahlung & Abschluss > Bögen verwalten.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Auswertung.
  3. Wählen Sie oben den Bogen Rückmeldung Veranstalter:innen und die Saison Sommerferien 2027.
  4. Wählen Sie neben Offen erinnern.
  5. Wählen Sie im Dialog „{Anzahl} Erinnerungen senden“.

Der Reiter Auswertung mit dem Dialog zum Erinnern. Die Zahlen sind Beispiele.

Die Meldung „{Anzahl} Erinnerungen verschickt.“ erscheint, und die Veranstalter:innen aller offenen Angebote erhalten die E-Mail, auch die aus dem Juli.

Schritt 4 – Eine Rückmeldung im Auftrag eintragen

Der Sportverein Musterstadt gibt seine Rückmeldung zur Kanutour am Telefon durch. Damit auch die Kanutour abgeschlossen ist und ihre Anwesenheit zählt, tragen Sie die Antworten selbst ein. fepli vermerkt sie als „im Auftrag“.

  1. Wählen Sie in der Auswertung die Ansicht Einzelantworten.
  2. Wählen Sie in der Zeile der Kanutour den Namen des Angebots. Der Bereich meldet „Die Veranstalter:innen haben noch keine Rückmeldung gegeben. Erst danach ist das Angebot abgeschlossen.“
  3. Wählen Sie Selbst ausfüllen.
  4. Wählen Sie bei jeder Teilnehmer:in, die laut Verein nicht da war, nicht da. Vorausgewählt ist da.
  5. Wählen Sie bei der Bewertungsfrage den Wert, den der Verein nennt, z. B. 4.
  6. Wählen Sie Abschließen.

Links die Einzelantworten und darunter die Kanutour vor Selbst ausfüllen, rechts der Bogen, den Sie im Auftrag ausfüllen.

Der Bereich zeigt „Angebot abgeschlossen“, und in den Einzelantworten steht bei der Kanutour Ihr Name mit dem Zusatz „im Auftrag“.

Schritt 5 – Die Abschlussbögen auswerten

Die Zusammenfassung zeigt je Frage das Ergebnis über alle Angebote der Saison. Für den Jahresbericht brauchen Sie die Antworten je Angebot, deshalb exportieren Sie sie zusätzlich als CSV-Datei.

  1. Wählen Sie in der Auswertung die Ansicht Zusammenfassung.
  2. Lesen Sie Ausgefüllt, Anwesenheit und bei der Bewertungsfrage den Durchschnitt.
  3. Wählen Sie Als CSV exportieren.

Die Zusammenfassung nach dem letzten Abschluss. Die Werte sind Beispiele.

Die CSV-Datei enthält je Angebot eine Zeile mit Veranstalter:innen, Status, dem Namen der ausfüllenden Person und allen Antworten.

Schritt 6 – Den Kassenbericht erstellen

Der Kassenbericht summiert die bezahlten Belege eines Zeitraums je Zahlungsart, Stornos eingerechnet. Offene Beiträge und fällige Erstattungen fehlen darin, deshalb klären Sie diese vorher. Der Bericht zählt nach Belegdatum, deshalb wählen Sie Mai bis September: Die Anmeldung zu den Herbstferien beginnt in Musterstadt erst im Oktober.

  1. Wählen Sie Zahlungen.
  2. Lesen Sie die Kacheln Offen und Erstattung fällig. Für die Sommerferien 2027 steht dort nichts mehr aus.
  3. Wechseln Sie zur Ansicht Belege.
  4. Wählen Sie über der Liste Filter anzeigen und geben Sie unter Zeitraum links 01.05.2027 und rechts 30.09.2027 ein.
  5. Wählen Sie Kassenbericht.

Die Seite Zahlungen in der Ansicht Belege, rechts der Filter.

Die Seite meldet „Das Dokument wird erstellt.“, dann startet der Download. Die PDF-Datei nennt den Berichtszeitraum und zeigt je Zahlungsart die Zahl der Belege und die Summe.

Schritt 7 – Mit dem Vorjahr vergleichen

Der Vergleich zeigt, ob die Saison mehr Teilnehmer:innen erreicht hat und wie voll die Angebote waren. Archivierte Saisons bleiben für den Vergleich wählbar.

  1. Wählen Sie im Bereich Saisons die Saison Sommerferien 2027.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Statistiken.
  3. Wählen Sie Vergleich wählen… und dann unter Vergleichbare Saisons Sommerferien 2026.

Die Statistiken mit den Kacheln nach der Wahl und der Liste Vergleichbare Saisons. Die Werte sind Beispiele.

Die Kacheln Teilnehmer:innen, Anmeldungen, Angebote, Auslastung und Aktive Veranstalter:innen zeigen jetzt die Veränderung mit dem Zusatz „vs. Sommerferien 2026“. Im Status-Funnel zählt Teilgenommen, wer laut Abschlussbögen da war.

Schritt 8 – Die Saison archivieren

Veranstalter:innen sehen eine archivierte Saison nicht mehr im Umschalter und in den Filtern, und fepli erinnert nicht mehr ans Abschließen. Archivieren Sie deshalb erst, wenn alle Angebote abgeschlossen und alle Beiträge abgerechnet sind. Angebote, Anmeldungen und Zahlungen bleiben erhalten, und das Archivieren lässt sich rückgängig machen.

  1. Wählen Sie im Bereich Saisons die Saison Sommerferien 2027.
  2. Wählen Sie Bearbeiten.
  3. Wählen Sie auf der Seite Allgemein unter Saison beenden Archivieren.
  4. Aktivieren Sie im Dialog die Checkbox „Mir ist klar, dass Veranstalter:innen die Saison danach nicht mehr sehen. Wiederherstellen geht jederzeit.“
  5. Wählen Sie Archivieren.

Der Abschnitt Saison beenden auf der Seite Allgemein, davor der Dialog zum Bestätigen.

Unter Saison beenden steht jetzt Wiederherstellen, und in der Liste Saisons steht die Saison im Reiter Archiviert.

Schritt 9 – Fällige Daten löschen

Die Daten der Sommerferien 2027 sind noch nicht fällig: Die Aufbewahrungsfrist läuft ab dem Ende der letzten Saison, zu der eine Teilnehmer:in angemeldet war. Der Löschlauf zum Saisonende trifft deshalb Teilnehmer:innen, die seit Jahren nicht mehr angemeldet waren. Ihre Anmeldungen bleiben pseudonymisiert erhalten, damit Statistik und aufbewahrungspflichtige Belege stimmen.

  1. Wählen Sie im Bereich System Compliance.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Aufbewahrung.
  3. Wählen Sie bei Teilnehmer:innen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Liste anzeigen.
  4. Lesen Sie in der Liste die Spalte Letzte Saison. Sommerferien 2027 steht dort bei niemandem.

Achtung

Die Löschung lässt sich nicht rückgängig machen.

  1. Wählen Sie Datensätze löschen …, aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie „{Anzahl} Personen löschen“.
  2. Wählen Sie bei Konten ohne Teilnehmer:innen Datensätze löschen … und dann „{Anzahl} Konten löschen“.

Der Reiter Aufbewahrung, darunter ein Ausschnitt der angezeigten Liste und die Rückfrage zum ersten Lauf. Namen und Zahlen sind Beispiele.

Die Meldung „{Anzahl} Personen gelöscht.“ erscheint, und der Reiter Protokoll hält jeden Lauf fest.

Was Sie erreicht haben

Alle Angebote der Sommerferien 2027 sind abgeschlossen, und die Rückmeldungen der Veranstalter:innen liegen ausgewertet vor. Kassenbericht und Vorjahresvergleich sind erstellt, die Saison ist archiviert, und fällige Daten sind gelöscht.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn das Team nach den Veranstalter:innen eigene Fragen beantworten soll, legen Sie einen zweiten Bogen an und wählen unter Wer füllt aus Team. Ordnen Sie ihn in der Saison in der Zeile 2 · Team zu. Das Team findet ihn dann bei jedem abgeschlossenen Angebot unter Weitere Aktionen (⋮) > Nachbereiten. Damit fepli auch das Team per E-Mail erinnert, wählen Sie unter Zum Abschließen erinnern Veranstalter:innen und Team.
  • Wenn Sie den Bogen schon vor den Ferien zuordnen, erinnert fepli jede Veranstalter:in beim ersten täglichen Lauf nach ihrem letzten Termin, auch im Juli: Abschlussbögen: Erinnerungen.
  • Wenn fepli fällige Daten jede Nacht selbst löschen soll, tragen Sie eine Aufbewahrungsfrist ein und wählen Automatisch löschen: Aufbewahrungsfrist festlegen.
  • Wenn eine Familie die Löschung ihrer Daten vor Ablauf der Frist verlangt: Löschanfrage bearbeiten.

Wie es weitergeht

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