Termin, Zeit oder Variante?
Ein Angebot kann mehrere Termine haben, eine Serie bilden oder in Varianten stattfinden. Die Wahl entscheidet über Plätze, Teilnahmelisten und Anmeldungen. Wer sie falsch trifft, bekommt unübersichtliche Listen oder Familien, die zweimal zahlen.
Mehrere Termine für eine Gruppe
Hat ein Angebot mehrere Termine, nimmt jede angemeldete Person an allen teil. Das passt für einen Kurs mit fünf Treffen oder ein Camp über drei Tage. Das Angebot hat dann eine Teilnahmeliste und eine Platzzahl. Der Beitrag gilt für alle Termine zusammen.
Eine Wiederholung legt solche Termine in einem Zug an, etwa fünf Termine im wöchentlichen Abstand. Auch dann nimmt eine Person an allen Terminen teil. Für ein anderes Angebot zur Zeit eines dieser Termine kann sie sich deshalb über die Website nicht anmelden.
Varianten für verschiedene Gruppen
Findet dasselbe Angebot für verschiedene Gruppen statt, sind das Varianten. Ein Beispiel ist eine Kanutour, die dienstags und donnerstags mit je einer eigenen Gruppe stattfindet. Jede Variante hat eigene Termine und Plätze und führt eine eigene Teilnahmeliste. Familien melden sich für genau eine Variante an.
Inhalt, eigene Merkmale, Kontaktpersonen, Einverständniserklärungen, Bilder und Downloads pflegt das Team meist nur einmal am Hauptangebot, und fepli überträgt sie auf jede Variante, die sie vom Hauptangebot übernimmt. So bleiben Text und Merkmale überall gleich, auch wenn sie sich ändern. Welche Felder eine Variante vom Hauptangebot übernimmt und welche sie selbst setzt, legt eine Einstellung fest (Felder je Variante). Auf der Website fasst der Gruppen-Link alle Varianten zusammen, damit Familien die passende auswählen können.
Varianten spielen auch bei der Platzvergabe eine Rolle. Hat eine Teilnehmer:in in einer Variante schon einen Platz, erhält sie in der Verlosung keinen zweiten. Das verhindert, dass jemand dasselbe Angebot doppelt belegt.
Wird ein eigenständiges Angebot nachträglich zur Variante, behält es seine Anmeldungen. Jede Anmeldung gilt einem Termin, und die Variante behält ihre Termine und Plätze. Einen doppelten Platz verhindert die Verlosung wie bei jeder anderen Variante.
Täglich stattfindende Angebote
Bei Angeboten an vielen Tagen entscheidet die Gruppe. Kommt dieselbe Gruppe an allen Tagen, ist es ein Angebot mit mehreren Terminen. Kommen jeden Tag andere Teilnehmer:innen, sind es Varianten.
Eine Variante je Tag macht die öffentliche Liste allerdings lang. Oft passt eine Bündelung besser, etwa eine Variante je Woche.
Mehrtägige Termine haben eine Besonderheit bei der Anmeldung. Die Prüfung auf zeitliche Überschneidung übergeht Termine, die länger als einen Tag dauern. Eine Teilnehmer:in kann sich also neben einem mehrtägigen Camp für ein Tagesangebot anmelden.
Angebote ohne Termin
Ein Angebot ohne Termin ist ein Dauerangebot, etwa eine Anlage, die während des ganzen Veranstaltungszeitraums offen steht. Es bleibt anmeldbar, solange Plätze frei sind. Ohne Termin prüft fepli kein Alter und lässt niemanden automatisch nachrücken.
Ein fehlender Termin kann auch ein Versehen sein. Deshalb meldet der Korrekturlauf ihn als Fehler, bis das Angebot als Dauerangebot ohne festes Ende gekennzeichnet ist.