Vereine ihre Plätze selbst vergeben lassen
In den Sommerferien 2027 soll das Team weniger Arbeit mit Prüfung und Platzvergabe haben. Die Vereine veröffentlichen ihre Angebote deshalb selbst und entscheiden selbst, wer einen Platz erhält, z. B. Teilnehmer:innen aus ihrem Anfängerkurs des Vorjahrs. Am Ende haben die Vereine ihre Plätze vergeben, und jede Familie hat einen Zulassungsbescheid erhalten. Sie brauchen etwa eine Stunde, verteilt über die Wochen von der Vorbereitung bis zum Festschreiben.
Was Sie brauchen
- Ein Konto mit der Kontoart Admin. Für Schritt 5 brauchen Sie zusätzlich die Rolle Super-Admin.
- Die Saison
Sommerferien 2027mit einer Anmeldephase im Losverfahren vom 01.06.2027 bis 14.06.2027. Wie Sie die Saison einrichten, zeigt Sommerferien mit Losverfahren planen. - Vereine mit Konten im Admin-Panel, z. B. der Sportverein Musterstadt mit dem Konto von Kim Beispiel,
kim.beispiel@example.org.
Schritt 1 – Die Vereine selbst veröffentlichen lassen
Ohne diese Einstellung prüft das Team jedes eingereichte Angebot, bevor es auf die Website kommt. Mit Angebote veröffentlichen geben die Vereine ihre Angebote selbst frei und veröffentlichen sie, und das Team gibt diese Prüfung ab. Die Benachrichtigung Angebot eingereicht erhält das Team weiterhin, sodass es jedes Angebot danach ansehen kann.
- Wählen Sie im Bereich Saisons
Sommerferien 2027. - Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten.
- Wählen Sie die Seite Veranstalter:innen.
- Aktivieren Sie unter Was Veranstalter:innen selbst dürfen Angebote veröffentlichen.
- Wählen Sie Speichern.
Die Seite Veranstalter:innen der Saison mit Was Veranstalter:innen selbst dürfen.
Die Meldung „Sommerferien 2027 ist gespeichert.“ erscheint, und im Status-Menü ihrer Angebote finden die Vereine jetzt auch Freigeben und Veröffentlichen.
Schritt 2 – Die Vereine Plätze zuteilen lassen
Mit Plätze zuteilen erhalten die Vereine bei ihren Angeboten mit Online-Anmeldung den Reiter Zuteilen, in dem sonst nur das Team entscheidet. Das passt zum Losverfahren, denn dort bleibt jede Anmeldung auf neu, bis jemand über sie entscheidet. Die Vereine entscheiden von Hand und sehen dabei alle Anmeldungen; Wunsch-Priorität, Pech-Ausgleich und bevorzugte Postleitzahlen wirken nur bei der automatischen Zuteilung.
- Aktivieren Sie auf derselben Seite Plätze zuteilen.
- Wählen Sie Speichern.
- Wechseln Sie zum Reiter Übersicht.
Hinten die Seite Veranstalter:innen, vorne die Übersicht mit dem Stand der Rechte.
Unter Veranstalter:innen steht jetzt „teilen selbst zu: ja · veröffentlichen selbst: ja“.
Schritt 3 – Festlegen, wann die Vereine zuteilen
Die Vereine sehen Anmeldungen und den Reiter Zuteilen nur, solange die Phase Teilnahmelisten öffentlich läuft. Beginnt sie nach dem Anmeldeschluss, entscheiden die Vereine über alle Anmeldungen zugleich und sagen niemandem vorab zu. Während der Phase Zuteilung von Plätzen sehen die Familien „Warten auf Zuteilung“ und können sich nicht abmelden.
- Wechseln Sie zum Reiter Bearbeiten und wählen Sie die Seite Phasen.
- Fehlt die Phase Zuteilung von Plätzen, wählen Sie bei ihr anlegen.
- Geben Sie bei Zuteilung von Plätzen als Beginn den 15.06.2027 und als Ende den 25.06.2027 ein.
- Fehlt die Phase Teilnahmelisten öffentlich, wählen Sie bei ihr anlegen.
- Geben Sie bei Teilnahmelisten öffentlich als Beginn den 15.06.2027 und als Ende den 30.09.2027 ein. Mit dem Ende dieser Phase sehen die Vereine ihre Teilnahmelisten nicht mehr.
- Wählen Sie Speichern.
Die Seite Phasen mit beiden Phasen, davor die Zeitleiste nach dem Speichern.
Die Zeitleiste Zeitlicher Ablauf zeigt jetzt beide Phasen direkt nach der Anmeldephase.
Schritt 4 – Den Vereinen die Absprache schicken
Die Vereine brauchen eine Frist, nach der Sie die übrigen Anmeldungen zuteilen. Bleiben die Vereine im Reiter Zuteilen bei Erst sammeln, schreiben Sie am Ende alles zusammen fest, und jede Familie erhält einen einzigen Zulassungsbescheid. Wählt ein Verein Absenden & benachrichtigen, erhält eine Familie eine E-Mail je Angebot, und die Website zeigt bis zum Ende der Zuteilungsphase weiter „Warten auf Zuteilung“.
- Wählen Sie im Bereich System Kommunikation.
- Wählen Sie unter Empfänger-Gruppe Veranstalter:innen, aktivieren Sie unter Filter Nur mit Angebot und dann unter Saisons
Sommerferien 2027. - Geben Sie E-Mail-Betreff und E-Mail-Text ein. Nennen Sie im Text die Frist 21.06.2027 und bitten Sie die Vereine, bei Erst sammeln zu bleiben.
- Bitten Sie im Text außerdem um einen Satz in der Beschreibung jedes Angebots, wie der Verein die Plätze vergibt. Die Angebotsseite zeigt nur „Die Veranstalter:in entscheidet, wer einen Platz erhält.“ und nennt keine Regeln.
- Wählen Sie Vorschau ansehen und dann „An {Anzahl} Empfänger:innen senden“.
- Wählen Sie in der Rückfrage Endgültig versenden.
Die Rundmail an die Vereine, rechts Vorschau und Rückfrage. Der Text ist gekürzt, die Zahl ist ein Beispiel.
Nach dem Versand zeigt Versand nachverfolgen die Zustellung an jeden Verein.
Schritt 5 – Die Kanutour mit den Augen des Sportvereins ansehen
Wenn die Zuteilungsphase am 15.06.2027 beginnt, prüfen Sie, ob die Vereine ihre Anmeldungen sehen. Anmelden als zeigt Ihnen das Admin-Panel so, wie Kim Beispiel vom Sportverein Musterstadt es sieht. Entscheiden Sie dabei nichts, denn die Plätze vergibt der Verein.
- Wählen Sie Konten.
- Geben Sie im Suchfeld
kim.beispiel@example.orgein. - Wählen Sie im Aktionsmenü ⋮ des Kontos Anmelden als. Ein Banner zeigt „Sie sind angemeldet als kim.beispiel@example.org.“
- Wählen Sie Angebote und öffnen Sie das Angebot
Kanutour. - Wechseln Sie zum Reiter Zuteilen. Unter Zu entscheiden stehen die neuen Anmeldungen, und über den Spalten wählt der Verein zwischen Erst sammeln und Sofort benachrichtigen.
- Wechseln Sie zum Reiter Teilnahmeliste. Die Reiter Alle und Warteliste zeigen die neuen Anmeldungen und die Warteliste. Erlaubt die Installation Veranstalter:innen das Bearbeiten der Teilnahmeliste nicht, gibt es diese Reiter nur mit Plätze zuteilen.
- Um zu Ihrem Konto zurückzukehren, wählen Sie im Banner das ✕.
Hinten die Liste Konten mit dem Aktionsmenü, vorne das Admin-Panel von Kim Beispiel mit Banner und dem Reiter Zuteilen.
Sie sehen wieder Ihr eigenes Admin-Panel und wissen, dass der Sportverein zuteilen kann.
Schritt 6 – Übrige Anmeldungen nach der Frist verlosen
Nach der Frist am 21.06.2027 können Anmeldungen noch auf neu stehen, z. B. bei einem Verein, der nicht zugeteilt hat. Die automatische Zuteilung verlost nur diese Anmeldungen; was die Vereine entschieden haben, bleibt, wie es ist. Starten Sie sie erst nach der Frist, denn sie erfasst alle Angebote der Saison.
- Wählen Sie im Bereich Saisons
Sommerferien 2027. - Wechseln Sie zum Reiter Plätze zuordnen.
- Prüfen Sie die Liste Angebote. Unter Offen stehen die Angebote, bei denen Anmeldungen noch auf neu stehen, jedes mit „{Anzahl} offen“.
- Wählen Sie Automatische Zuordnung und unter Überhang-Teilnehmer:innen sollen… …auf die Warteliste.
Achtung
Die automatische Zuteilung lässt sich nicht rückgängig machen. Sie verlost die neuen Anmeldungen aller Angebote der Saison, auch bei Vereinen, die noch entscheiden wollten.
- Wählen Sie Automatische Zuteilung starten.
Die Seite Plätze zuordnen mit den offenen Angeboten, davor der Dialog Automatische Zuteilung. Die Angebote sind Beispiele.
Die Meldung „Zulosung gestartet“ erscheint, und die Ergebnisse liegen danach zusammen mit den Entscheidungen der Vereine im Stapel.
Schritt 7 – Die Zuteilung festschreiben
Erst beim Festschreiben erfahren die Familien ihr Ergebnis, und die Zuteilungsphase endet. Jede Familie erhält dabei einen Zulassungsbescheid mit allen Entscheidungen, von den Vereinen und aus der Verlosung. Wie die Seite aussieht, zeigt Sommerferien mit Losverfahren planen, Schritt 7.
- Wählen Sie in der Kopfzeile das Stapel-Symbol. Die Seite Anmeldungen festschreiben öffnet sich.
- Prüfen Sie die Liste. Sie enthält die Entscheidungen der Vereine und die Ergebnisse der Verlosung.
- Wählen Sie bei Familien benachrichtigen Festschreiben und benachrichtigen und dann An {Anzahl} Familien senden ….
- Wählen Sie im Seitenfenster Vorschau ansehen und dann An {Anzahl} Familien senden.
- Wählen Sie in der Rückfrage Endgültig versenden.
Die Seite zeigt „Stapel festgeschrieben“, und die Familien erhalten ihre Zulassungsbescheide.
Was Sie erreicht haben
Die Vereine haben ihre Angebote selbst veröffentlicht und die Plätze selbst vergeben. Das Team hat die Frist gesetzt, übrige Anmeldungen verlost und alles zusammen festgeschrieben. Jede Familie hat einen Zulassungsbescheid erhalten.
Wenn Ihr Fall anders aussieht
- Wenn die Verlosung über alle Plätze entscheiden soll, lassen Sie Plätze zuteilen deaktiviert: Sommerferien mit Losverfahren planen.
- Wenn nur einige Vereine selbst zuteilen wollen, aktivieren Sie Plätze zuteilen trotzdem, denn die Einstellung gilt für alle Vereine der Saison. Die Anmeldungen der übrigen Angebote verlosen Sie nach der Frist wie in Schritt 6.
- Wenn die Vereine vorher eine Vertraulichkeitserklärung zeichnen sollen, aktivieren Sie auf der Seite Veranstalter:innen der Saison Einverständnis der Veranstalter:innen anfordern: Saisons.
- Wenn Sie die Plätze nach Eingang vergeben, bestätigt fepli jede Anmeldung sofort, und den Vereinen bleibt nur die Warteliste: Herbstferien nach Eingang vergeben.