fepli
Einrichten und einbindenAdmins

fepli für Musterstadt einrichten

Musterstadt startet mit fepli. Bevor die erste Saison beginnt, richten Sie als Super-Admin ein, was Familien und Veranstalter:innen später sehen: den Auftritt der Stadt, den Absender der Systemmails, die Angaben zum Datenschutz und das Angebotsformular. Am Ende tritt fepli mit Logo und Farbe der Stadt auf, und Veranstalter:innen finden ein Formular mit den Angaben, die Musterstadt braucht. Sie brauchen etwa 45 Minuten.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Rolle Super-Admin. Die Einstellungen sehen nur Super-Admins.
  • Das Logo der Stadt als JPG, PNG oder GIF mit höchstens 1 MB. Nur diese Formate zeigt jedes Postfach, und das Logo steht auch in den Systemmails.
  • Die Hausfarbe der Stadt als Hex-Wert, z. B. #1c6b9c.
  • Eine Domain für den E-Mail-Versand, die der Betrieb der Installation für Musterstadt eingetragen und beim Mail-Anbieter verifiziert hat, hier mail.beispiel.fepli.eu.
  • Eine Domain für den E-Mail-Empfang, die der Betrieb der Installation für Musterstadt eingerichtet hat, hier reply.beispiel.fepli.eu.
  • Ein Postfach des Teams für Antworten auf Systemmails und Rundmails, hier ferienpass@example.org.
  • Den mit dem Datenschutz der Stadt abgestimmten Text der Datenschutzerklärung und die Anschrift der verantwortlichen Stelle.

Schritt 1 – Name, Logo und Farbe festlegen

Der Seitentitel steht im Browser-Tab des Admin-Panels, das Logo im Kopf des Admin-Panels, auf der Anmeldeseite und in jeder Systemmail. Die Primärfarbe färbt Admin-Panel und Website; den Kopf der Website ändert das Logo nicht, weil er aus einer Datei der Installation stammt. Musterstadt blendet das fepli-Logo aus, damit im Kopf des Admin-Panels und auf der Anmeldeseite nur das Logo der Stadt steht.

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter System Einstellungen. Die Seite Allgemein > Identität & Darstellung öffnet sich.
  2. Wählen Sie bei Logo Datei wählen, öffnen Sie die Logodatei und wählen Sie Hochladen.
  3. Geben Sie unter Seitentitel Ferienpass Musterstadt ein.
  4. Aktivieren Sie fepli-Logo ausblenden.
  5. Geben Sie unter Primärfarbe die Hausfarbe ein, z. B. #1c6b9c.
  6. Wählen Sie Speichern.

Bis zum Speichern zeigt die Vorschau neben Primärfarbe die bisherige Farbe.

Nach dem Hochladen erscheint „Logo gespeichert.“, nach dem Speichern „Einstellungen gespeichert.“. Im Kopf steht jetzt nur noch das Logo der Stadt, und Schaltflächen erscheinen in der Hausfarbe. Auf dem Dashboard ist der Punkt Grunddaten und Markenfarbe festlegen erledigt.

Schritt 2 – Den Absender der Systemmails festlegen

Zulassungsbescheide und Einladungen an Vereine sollen erkennbar von der Stadt kommen, deshalb sendet Musterstadt von einer Adresse unter der eigenen Versand-Domain und setzt die Stadt als Absendername davor. Niemand liest diese Absenderadresse, darum wählt Musterstadt noreply. Antworten gehen an die Antwortadresse, und die Kontaktlinks verweisen auf sie. Darum trägt Musterstadt dort das Postfach des Teams ein. Wie die Systemmails aussehen, legt die Seite E-Mail fest; Absender und Antworten stehen auf der eigenen Seite E-Mail-Versand.

  1. Öffnen Sie links die Seite E-Mail-Versand. Hinter dem Feld Absenderadresse steht „@mail.beispiel.fepli.eu“.
  2. Geben Sie unter Absenderadresse noreply ein.
  3. Geben Sie unter Absendername Stadt Musterstadt ein.
  4. Wenn der Schalter Antworten im System empfangen erscheint, prüfen Sie, dass er aktiviert ist. Darunter steht die Adresse unter reply.beispiel.fepli.eu, an die Antworten auf eine Nachricht aus einer Unterhaltung gehen. Sie erscheinen am Vorgang.
  5. Geben Sie unter Antwortadresse ferienpass@example.org ein.
  6. Wählen Sie Speichern.
fepli developers · EnglischHow to configure the email domain

Die Meldung „Einstellungen gespeichert.“ erscheint. Systemmails und Rundmails kommen ab jetzt von „Stadt Musterstadt“ mit der Adresse noreply@mail.beispiel.fepli.eu. Antworten gehen an ferienpass@example.org, und der Kontaktlink auf den Fehlerseiten verweist dorthin. Den Punkt E-Mail-Versand prüfen auf dem Dashboard hakt fepli ab, sobald die erste E-Mail versendet ist.

Schritt 3 – Verantwortliche Stelle und Datenschutzerklärung hinterlegen

Die verantwortliche Stelle steht als Pflichtangabe auf der Seite „Datennutzung“ im Konto der Familien; eine unvollständige Anschrift zeigt fepli dort nicht an. Die Datenschutzerklärung erscheint als Link Datenschutz im Fuß des Admin-Panels, mit dem Veranstalter:innen und Team arbeiten. Datenschutzerklärung und Impressum der Website sind Seiten im CMS, das Sie über CMS in der Kopfzeile öffnen.

  1. Wechseln Sie zu Datenschutz > Fristen & Verantwortliche.
  2. Geben Sie im Abschnitt Verantwortliche Stelle unter Name der Stelle Stadt Musterstadt, unter Abteilung / Zusatz Fachbereich Jugend, unter Straße und Hausnummer Musterstraße 1 und unter Postleitzahl und Ort 12345 und Musterstadt ein.
  3. Wählen Sie Speichern.
  4. Wechseln Sie zu Datenschutz > Datenschutzerklärung.
  5. Geben Sie den Text der Datenschutzerklärung ein. Listen und Hervorhebungen setzen Sie mit den Symbolen über dem Textfeld.
  6. Wählen Sie Speichern und Ansicht.

Die Meldung „Die Datenschutzerklärung wurde gespeichert.“ erscheint, und die Seite Datenschutz zeigt den Text so, wie Veranstalter:innen und Team ihn lesen. Im Fuß jeder Seite des Admin-Panels steht jetzt der Link Datenschutz.

Schritt 4 – Die Felder des Angebotsformulars wählen

Das Angebotsformular fragt jedes aktive Feld bei den Veranstalter:innen ab, und das Feld erscheint im Heft, auf der Website und in den Exporten. Musterstadt schaltet Kategorien ein, damit Familien nach der Art eines Angebots filtern können. Anmeldeschluss schaltet Musterstadt aus, weil die Anmeldung bei allen Angeboten zum selben Zeitpunkt enden soll: Ohne das Feld gilt der Anmeldeschluss der Saison.

  1. Wechseln Sie zu Angebote > Felder.
  2. Wählen Sie in der Zeile Kategorien Aktiv.
  3. Wählen Sie in der Zeile Anmeldeschluss Aus.
  4. Wählen Sie Speichern.

Ausschnitt mit den Spalten Inhalt und Termine & Orte.

Die Meldung „Einstellungen gespeichert.“ erscheint, und die Speicherleiste zeigt „23 feste Felder · 0 eigene Merkmale · 2 ausgeschaltet“. Ausgeschaltet sind Anmeldeschluss und die KI-Bilderzeugung, die von Anfang an aus ist. Felder mit immer braucht fepli; sie lassen sich nicht ausschalten.

Schritt 5 – Kategorien anlegen

Familien filtern die Angebotsliste der Website nach Kategorien, und ein Angebot kann mehrere haben. Unter Statistiken einer Saison zeigt die Auswertung „Kategorien — Anmeldungen vs. Plätze“, wo die Nachfrage die Plätze übersteigt. Eine Kategorie, der Angebote zugeordnet sind, lässt sich nicht löschen.

  1. Wechseln Sie zu Angebote > Kategorien.
  2. Geben Sie in das Feld Neue Kategorie Sport ein und wählen Sie Hinzufügen.
  3. Legen Sie auf dieselbe Weise Natur, Kreativ und Ausflüge an.

Die Liste nach Schritt 3.

Nach Sport erscheint die Meldung „Kategorie „Sport“ angelegt.“, und die Liste zeigt am Ende vier Kategorien mit je „0 Angebote“. Veranstalter:innen wählen sie im Angebotsformular unter Kategorien.

Schritt 6 – Ein eigenes Merkmal anlegen

Eigene Merkmale fragen die Veranstalter:innen im Angebotsformular nach Angaben zum Angebot, die kein festes Feld abdeckt. Fragen an die Familien bei der Anmeldung sind keine Merkmale: Veranstalter:innen stellen sie je Angebot als Zusatzfragen. Musterstadt will bei jedem Angebot wissen, ob es Verpflegung gibt, und Familien sollen danach filtern.

  1. Wechseln Sie zu Angebote > Eigene Merkmale.
  2. Wählen Sie Merkmal hinzufügen.
  3. Geben Sie unter Name Verpflegung ein, wählen Sie unter Typ Auswahl und wählen Sie Hinzufügen.
  4. Geben Sie unter Hilfetext Was die Kinder vor Ort zu essen bekommen ein.
  5. Wählen Sie unter Werte für jeden Wert Wert hinzufügen und geben Sie in die neuen Zeilen keine, Lunchpaket und Mittagessen ein.
  6. Aktivieren Sie Filter für Familien auf der Webseite.
  7. Wählen Sie Speichern.

Oben die Zeile, die nach Merkmal hinzufügen erscheint. Unten das Merkmal nach Hinzufügen.

Die Meldung „Einstellungen gespeichert.“ erscheint, und die Zeile Verpflegung zeigt „Auswahl · 3 Werte“. Im Angebotsformular steht Verpflegung am Ende der Rahmenbedingungen; die Position ändern Sie unter Felder per Ziehen. Sobald ein Angebot Verpflegung angibt, lässt sich das Merkmal nur noch ausschalten und der gewählte Wert nicht mehr entfernen.

Was Sie erreicht haben

Musterstadt tritt im Admin-Panel mit eigenem Logo und eigener Farbe auf, und Systemmails kommen mit Logo und Namen der Stadt von der eigenen Versand-Domain. Antworten gehen an das Postfach des Teams. Datenschutzerklärung und verantwortliche Stelle sind hinterlegt. Das Angebotsformular fragt nach Kategorien und Verpflegung und verzichtet auf einen eigenen Anmeldeschluss je Angebot.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn für Musterstadt keine Domain für den E-Mail-Versand eingetragen ist, zeigt Absenderadresse die Adresse der Installation mit dem Schloss Installation. Eine eigene Adresse setzt eine Domain voraus, die der Betrieb der Installation einträgt und beim Mail-Anbieter verifiziert: Einstellungen.
  • Wenn unter Antworten im System empfangen ein Hinweis statt der Adresse steht, fehlt Musterstadt eine Domain mit dem Zweck E-Mail-Empfang. Bis sie eingerichtet ist, gehen Antworten an die Antwortadresse: Einstellungen.
  • Wenn der Reiter Datenschutzerklärung fehlt, läuft Ihre Installation ohne Mandanten. Hat die Instanz eine Website, führt der Link Datenschutz im Admin-Panel dann zu deren Seite /datenschutz.
  • Wenn Veranstalter:innen Angebotsbilder mit KI erzeugen sollen, binden Sie die Bildgenerierung an und schalten Sie unter Felder die KI-Bilderzeugung ein: Angebotsbilder mit künstlicher Intelligenz erzeugen lassen.
  • Wenn Familien online bezahlen sollen: Teilnahmebeiträge online mit pmPayment kassieren.

Wie es weitergeht

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