fepli
Im SaisonalltagAdmins

Eine Familie ohne Internet anmelden

Der Großvater von Alex Beispiel ruft im Büro an: Alex soll an der Kanutour der Sommerferien 2027 teilnehmen. Die Familie hat keinen Computer und keine E-Mail-Adresse und möchte bar bezahlen. Am Ende ist Alex für die Kanutour bestätigt und bezahlt, und die Familie nimmt Beleg und Angebotsseite auf Papier mit. Sie brauchen etwa 25 Minuten, verteilt auf den Anruf und einen Besuch der Familie im Büro.

Was Sie brauchen

  • Ein Konto mit der Kontoart Admin und den Rollen Teilnehmer:innen einsehen und erstellen und Zahlungen einsehen und erstellen.
  • Eingeschaltete Zahlungen: Einstellungen.
  • Die Kanutour der Saison „Sommerferien 2027“ mit freien Plätzen und einem Teilnahmebeitrag von 12,50 €. Sie verlangt die Einverständniserklärung „Teilnahme an der Kanutour“ und fragt, ob das Kind schwimmen kann.
  • Die Einverständniserklärung „Teilnahme an der Kanutour“ als Papierformular mit demselben Wortlaut wie in fepli.

Schritt 1 – Am Telefon die freien Plätze prüfen

fepli hält für Alex erst einen Platz frei, wenn die Anmeldung erfasst ist, und das geschieht beim Besuch im Büro. Sagen Sie dem Großvater deshalb, wie viele Plätze gerade frei sind. Vereinbaren Sie einen Besuch, zu dem ein Elternteil mitkommt und die Einverständniserklärung unterschreibt.

  1. Wählen Sie Angebote und öffnen Sie das Angebot Kanutour.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Teilnahmeliste.

Die Zeile Nimmt teil nennt jetzt die freien Plätze, z. B. „3 Plätze frei“.

Schritt 2 – Alex als Teilnehmer:in anlegen

Die Website hilft der Familie nicht weiter: Auch mit Anmeldungen ohne Konto erlauben braucht sie eine E-Mail-Adresse, und die kostenpflichtige Kanutour verlangt ein Konto. Ein Teilnahmekonto verlangt ebenfalls eine E-Mail-Adresse, deshalb legen Sie Alex ohne Konto an. Die Familie erreichen Sie dann nur über die Telefonnummer; die Nummer steht später auf der Anwesenheitsliste der Veranstalter:in.

  1. Wählen Sie Teilnehmer:innen.
  2. Um einen doppelten Eintrag zu vermeiden, geben Sie im Suchfeld Alex Beispiel ein und prüfen Sie die Treffer.
  3. Wählen Sie Neu erstellen.
  4. Geben Sie unter Vorname Alex und unter Nachname Beispiel ein.
  5. Lassen Sie Konto leer.
  6. Geben Sie das Geburtsdatum ein.
  7. Geben Sie unter Telefonnummer die Nummer der Familie ein. Lassen Sie E-Mail-Adresse und Mobilnummer leer.
  8. Wählen Sie Speichern.

Die Seite Details zeigt jetzt Alex mit dem Hinweis Ohne verknüpftes Konto.

Schritt 3 – Die Anmeldung im Büro erfassen

Eine offene Pflicht-Einwilligung holt fepli über einen Bestätigungslink ein, den fepli nur per E-Mail verschickt; ohne E-Mail-Adresse speichert fepli die Anmeldung dann nicht. Erfassen Sie die Anmeldung deshalb erst, wenn ein Elternteil das Papierformular unterschrieben hat. Die Zusatzfrage beantworten Sie aus demselben Grund selbst.

Achtung

Wählen Sie Erteilen nur, wenn das unterschriebene Formular vor Ihnen liegt. fepli protokolliert Ihren Namen als Unterzeichner:in, und nur das Formular belegt, dass die Eltern zugestimmt haben. Bewahren Sie es auf.

  1. Wählen Sie Teilnehmer:innen.
  2. Wählen Sie in der Zeile Alex Beispiel das Aktionsmenü ⋮ und dann Anmeldungen.
  3. Wählen Sie Neue Anmeldung.
  4. Geben Sie unter Angebot Kanutour ein und wählen Sie das Angebot aus.
  5. Wählen Sie unter Status nimmt teil.
  6. Wählen Sie unter Einwilligungen bei jeder Erklärung, die auf dem Formular unterschrieben ist, Erteilen.
  7. Beantworten Sie unter Zusatzfragen die Frage mit der Antwort, die Ihnen die Familie gegeben hat.
  8. Damit die Zahllast sofort entsteht, lassen Sie Festschreiben aktiviert.
  9. Lassen Sie Familie benachrichtigen deaktiviert.
  10. Wählen Sie Anlegen & weitere.

Die Meldung „Angelegt“ erscheint, darunter „Alex Beispiel · festgeschrieben“.

Schritt 4 – Die Anmeldung kontrollieren

Bevor die Familie bezahlt, prüfen Sie, ob die Anmeldung vollständig ist. Die Einwilligung trägt jetzt Ihren Namen, damit später nachvollziehbar ist, wer sie im Auftrag erfasst hat.

  1. Wählen Sie Angebote und öffnen Sie das Angebot Kanutour.
  2. Wechseln Sie zum Reiter Teilnahmeliste.
  3. Wählen Sie Alex Beispiel.

Die Anmeldung zeigt jetzt bei Einwilligungen vollständig und bei Beitrag offen. Unter Konto steht „Ohne Konto“ mit „Erfasst von {Ihr Name}“, und im Abschnitt Einwilligungen steht „Unterzeichnet: {Ihr Name}“.

Schritt 5 – Den Beitrag bar kassieren

Der gedruckte Beleg ist für die Familie der Nachweis der Zahlung, denn ohne E-Mail-Adresse schickt fepli ihn nicht zu. Weil Alex kein Konto hat, speichert fepli die Rechnungsadresse bei Alex.

  1. Wählen Sie Zahlungen.
  2. Wählen Sie Zahlung erfassen.
  3. Geben Sie Alex Beispiel ein und wählen Sie unter Teilnehmer:innen Alex Beispiel.
  4. Geben Sie unter Rechnungsadresse den Namen der Person ein, die bezahlt, und die Anschrift der Familie. Lassen Sie Bei der Teilnehmer:in speichern aktiviert.
  5. Prüfen Sie, ob unter Wofür die Kanutour ausgewählt ist.
  6. Geben Sie unter Erhalten den Betrag ein, den Ihnen die Familie gibt. Rückgeld zeigt, was Sie herausgeben.
  7. Wählen Sie 12,50 € buchen & Beleg drucken.
  8. Drucken Sie den Beleg, der sich in einem neuen Tab öffnet.

Die Meldung „Beleg {Nummer} gebucht“ erscheint jetzt, darunter „12,50 € bar verbucht.“

Schritt 6 – Der Familie die Unterlagen mitgeben

fepli schreibt der Familie keine Nachricht, weil weder E-Mail-Adresse noch Mobilnummer hinterlegt sind. Termin und Treffpunkt erfährt sie deshalb aus der ausgedruckten Angebotsseite. Ändert sich an der Kanutour etwas, rufen Sie die Familie an.

  1. Wählen Sie Angebote und öffnen Sie das Angebot Kanutour.
  2. Wählen Sie Angebotsseite ansehen.
  3. Drucken Sie die Angebotsseite, die sich in einem neuen Tab öffnet.
  4. Geben Sie der Familie die Angebotsseite und den Beleg mit.

Die Familie weiß jetzt, wann und wo die Kanutour beginnt, und hat einen schriftlichen Nachweis der Zahlung.

Was Sie erreicht haben

Alex ist ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse für die Kanutour bestätigt, und der Beitrag ist bar bezahlt. Die Einwilligung ist im Auftrag erfasst und durch das unterschriebene Formular belegt. Bei Änderungen erreicht das Team die Familie über die Telefonnummer.

Wenn Ihr Fall anders aussieht

  • Wenn eine Angehörige eine E-Mail-Adresse hat, lassen Sie die Einwilligung Offen lassen und wählen Anlegen & Link senden. Die Leiste Kontakt fehlt · Link geht nur per E-Mail fragt dann nach der E-Mail-Adresse; die Angehörige unterschreibt darüber: Anmeldung von Hand erfassen. Eine Mobilnummer allein genügt dafür nicht.
  • Wenn die unterschriebene Erklärung erst nach der Anmeldung eintrifft, tragen Sie die Einwilligung in der Anmeldung nach: Einwilligung im Auftrag erfassen.
  • Wenn das Angebot eine Datei als Pflichtangabe verlangt, lädt die Familie sie über den Bestätigungslink hoch. Ohne E-Mail-Adresse für den Bestätigungslink lässt sich die Anmeldung dann nicht speichern: Anmeldungen.
  • Wenn die Familie schon ein Teilnahmekonto hat und nur nicht mehr hineinkommt, senden Sie ihr einen Anmeldelink: Anmeldelink an ein Konto senden.

Wie es weitergeht

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